Dokumenty magazynowe ewidencjonują przyjęcia, wydania oraz zmiany lokalizacji towaru - sprawdź, jak generować i konfigurować je w programie magazynowym.
Dokumenty magazynowe rejestrują obrót towaru w magazynie, a w szczególności ewidencjonują przyjęcia i wydania. W instrukcji obsługi programu magazynowego można szczegółowo omówić każdy z tych dokumentów, opisując, jak generować, wypełniać, drukować lub eksportować informacje związane z nimi. Ponadto, instrukcja może zawierać informacje o dostępnych szablonach, konfiguracji, dostosowywaniu i przechowywaniu tych dokumentów w programie magazynowym.
Dokumenty magazynowe rejestrują obrót magazynowy związany z zakupami, sprzedażą, czyli dokumenty zewnętrzne oraz obrotem wewnątrz firmy wynikające z przyjęciem, wydaniem lub zmianą magazynu. Ponadto występuje specjalny dokument zmiany lokalizacji, związany z przemieszczaniem towaru wewnątrz magazynu - przeniesienie z jednego miejsca paletowego (adresu) na inne.
Ta strona jest przeglądem całego obiegu: pokazuje, jakie dokumenty istnieją, kiedy powstają i jak wpływają na stan. To, jak program wystawia i zatwierdza pojedynczy dokument, opisuje strona o programie do wystawiania dokumentów magazynowych. Wydanie towaru ma osobną stronę o dokumentach WZ, a dostawa ma stronę o przyjęciu do magazynu.
Poniższa tabela porządkuje najważniejsze symbole dokumentów magazynowych używane w programie:
| Symbol | Pełna nazwa | Kierunek | Zastosowanie |
|---|---|---|---|
| PZ | Przyjęcie zewnętrzne (na podstawie zlecenia) | Wejście do magazynu | Dostawa od dostawcy zgodna ze złożonym zamówieniem |
| PZB | Przyjęcie zewnętrzne bezpośrednie | Wejście do magazynu | Dostawa przyjmowana bez wcześniejszego zlecenia |
| PW | Przychód wewnętrzny | Wewnątrz magazynu | Zwiększenie stanu bez zewnętrznej dostawy, np. po przepakowaniu na nowe palety |
| WZ | Wydanie zewnętrzne | Wyjście z magazynu | Wysyłka towaru do klienta lub kontrahenta |
| RW | Rozchód wewnętrzny | Wyjście / wewnątrz | Wydanie do innego magazynu firmy lub rozładunek przy przepakowaniu |
| ZL | Zmiana lokalizacji | Wewnątrz magazynu | Przeniesienie towaru między miejscami paletowymi |
| MM | Przesunięcie międzymagazynowe | Między magazynami firmy | Transfer towaru między odrębnymi lokalizacjami magazynowymi |
Obieg dokumentów od dostawcy do odbiorcy
Towar nie wchodzi do magazynu, nie wychodzi z niego i nie zmienia miejsca bez dokumentu. Stan magazynowy zmienia się wyłącznie przez dokumenty zatwierdzone, więc to one decydują, czy liczba na ekranie zgadza się z liczbą palet na regale. Schemat poniżej pokazuje, którędy towar przechodzi i jakim symbolem zapisuje się każde przejście.
Środek schematu to magazyn ze swoim stanem. Z lewej strony wchodzą dostawy od dostawcy (PZ albo PZB) oraz towar wracający z produkcji (PW). Z prawej strony towar wychodzi do odbiorcy dokumentem WZ, a wraca od niego dokumentem zwrotu. Przesunięcie do drugiego magazynu firmy zapisują dwa dokumenty, Mw i Mp, a zmiana miejsca w obrębie jednego magazynu to ZL, który nie zmienia ilości.
Dokument korygujący stoi poza strzałkami, bo nie opisuje nowego ruchu. Poprawia ruch zapisany wcześniej: nie kasuje oryginału, tylko dopisuje różnicę. Dzięki temu historia magazynu zostaje czytelna, a każda zmiana ma swój ślad.
Podstawowe dokumenty magazynowe
Obok dokumentów, które zmieniają stan, w obiegu towaru występuje kilka dokumentów towarzyszących. Pięć z nich spotyka się w każdym magazynie, choć nazywa się je różnie w zależności od firmy i programu.
Dokument przyjęcia, w polskich magazynach PZ, powstaje, gdy towar jest dostarczany do magazynu. Zawiera dane dostawcy, datę i numer dostawy oraz szczegóły towaru i ilości. Dostawca oraz pracownik magazynowy podpisują go jako potwierdzenie przyjęcia. Magazynier sprawdza przy tym zgodność dostawy z zamówieniem i dokumentami dostawcy, a dopiero potem dane trafiają do systemu. Nie należy go mylić z POD (Proof of Delivery): potwierdzenie dostawy POD podpisuje odbiorca po stronie klienta i dotyczy wydania towaru, a nie przyjęcia.
Dokument wysyłki (po angielsku delivery note) powstaje w trakcie wysyłki towaru do klienta. Zawiera dane klienta, adres dostawy, numer zamówienia oraz szczegóły towaru i ilości, a może też zawierać instrukcje pakowania i dane przewoźnika. W programie magazynowym jego rolę pełni dokument WZ, który opisuje sekcja o wydaniu zewnętrznym.
Lista przewozowa CMR (Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route) obsługuje międzynarodowe przewozy drogowe. Zawiera informacje o nadawcy, odbiorcy, przewoźniku, szczegółach towaru, ilościach i warunkach przewozu. Przewoźnik i nadawca podpisują ją jako potwierdzenie odbioru towaru przez przewoźnika.
Faktura jest dokumentem finansowym wystawianym przy sprzedaży towaru. Zawiera dane sprzedawcy i nabywcy, produkty, ceny, rabaty i podatki, a służy do rozliczenia finansowego i księgowego transakcji. Nie zmienia stanu magazynowego: robi to dokument WZ, na którym faktura się opiera. Zależność opisuje strona o KSeF a dokumenty magazynowe.
Raport stanu magazynowego zestawia ilości poszczególnych produktów w magazynie. Może pokazywać lokalizacje oraz status towaru, na przykład dostępny albo zarezerwowany. Dzięki niemu śledzi się i kontroluje ilości, a przy rozbieżności wraca się do dokumentów, które stan zmieniły.
Moduł przyjęć w Studio WMS.net
Na ekranie modułu przyjęć widzimy menu z pięcioma głównymi sekcjami. Pierwsza sekcja to „Zlecenia przyjęć”, w której powstają nowe zlecenia ZPZ, a zlecenia oczekujące i wszystkie pozostałe widać w przeglądzie. Druga sekcja to „Przyjęcia zewnętrzne na podst. zlecenia” z opcjami dla nowych przyjęć PZ oraz dla przeglądu przyjęć PZ, także tych w buforze.
W trzeciej sekcji znajdują się „Przyjęcia zewnętrzne bezpośrednie” z możliwością utworzenia nowego przyjęcia PZB oraz przeglądania przyjęć PZB, także tych w buforze. Czwarta sekcja to „Przychody wewnętrzne” z opcjami na nowe przyjęcia PW oraz na przegląd przyjęć PW, także z bufora. Piąta sekcja, „Inne działania”, zawiera narzędzie do importu zleceń z pliku Excel.
Zlecenie ZPZ zapowiada dostawę, PZ rejestruje ją na podstawie tego zlecenia, a PZB obsługuje dostawę, której nikt wcześniej nie zapowiedział. Pełny przebieg opisują strony o przyjęciach w WMS i o przyjęciu do magazynu.
Od zlecenia do zatwierdzonego dokumentu
Dokument rzadko powstaje od razu w ostatecznej formie. W Studio WMS.net dostawę zapowiada zlecenie ZPZ, wydanie zlecenie ZWZ, a sam dokument PZ lub WZ najpierw trafia do bufora, czyli stanu roboczego. Dopiero akceptacja zamienia go w operację, która zmienia stan. Schemat pokazuje obie ścieżki obok siebie.
W buforze dokument czeka na realizację i akceptację. Dopóki nikt jej nie wykona, program nie rejestruje kolejnych operacji na towarze. To miejsce na wychwycenie błędu przed zatwierdzeniem, bo po zatwierdzeniu poprawia się go korektą.
Dostawa albo wydanie bez zlecenia pomija pierwszy krok. W przyjęciu robi to PZB, w wydaniu WZB, czyli wydanie bezpośrednie bez wcześniejszego zlecenia. Zamiast porównania ze zleceniem zostaje wtedy kontrola zgodności z dokumentami dostawcy albo z zamówieniem klienta.
Zlecenia ZPZ i ZWZ mogą pochodzić z systemu ERP, co opisuje strona o integracji z systemem ERP. Zatwierdzony dokument może wrócić do ERP jako informacja o przyjęciu albo wydaniu. Tworzenie dokumentów bez ręcznego przepisywania danych opisuje strona o automatycznym generowaniu dokumentów.
Wydanie zewnętrzne
Dokumenty magazynowe są niezbędne do prawidłowego zarządzania zapasami i śledzenia przepływu towarów. Kiedy wysyłamy towar poza magazyn, generujemy specjalne dokumenty, które potwierdzają wydanie. Jakie to dokumenty?
Paragon, faktura, a może jeszcze coś innego? Wydanie towaru z magazynu wiąże się z koniecznością sporządzenia szeregu dokumentów. Służą one zarówno do ewidencji wewnętrznej, jak i do rozliczeń z kontrahentem. Dzięki nim możemy śledzić historię każdej przesyłki oraz kontrolować stany magazynowe zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Opis dokumentu
Wydanie zaczyna się w Studio WMS.net od zlecenia ZWZ albo od awizo wydania, które kontrahent zapisuje w programie. Dane z awizo trafiają do dokumentu WZ bufor, a magazynier zatwierdza WZ, zanim towar wyjedzie. Po wpisaniu kodu autoryzacji program wysyła kontrahentowi e-mail z potwierdzeniem wydania. Cały proces opisuje strona o wydaniu z magazynu.
Podstawą jest dokument wysyłki, czyli w programie WZ. Zawiera informacje o odbiorcy, adresie dostawy, numerze zamówienia oraz szczegóły towaru i ilości. Bywa uzupełniony o instrukcje pakowania oraz dane przewoźnika.
Etykiety adresowe naklejane na opakowania i palety zawierają adres dostawy oraz numer zamówienia. Identyfikację przesyłki ułatwia kod kreskowy albo inny identyfikator. Lista pakunków wskazuje zawartość każdego pakunku lub palety: numer, nazwę produktu, ilość i opis. Pomaga zweryfikować wysyłkę, a odbiorcy ułatwia sprawdzenie dostawy.
Dokument przewozowy (waybill) jest wymagany przez przewoźnika, żeby uruchomić transport. Opisuje nadawcę, odbiorcę, towar, ilości i warunki przewozu. Potwierdzenie dostawy POD dokumentuje odbiór towaru przez klienta: zawiera datę dostawy i dane odbiorcy wraz z podpisem. Ma znaczenie przy rozliczeniu transakcji i może posłużyć w razie reklamacji lub sporu.
Lista wydań pokazuje dokumenty WZ i WZB z odbiorcą i statusem, od oczekującego na kompletację po wydany i zamknięty. Wygląd wydruku ustala szablon, w którym można dodać logo firmy i dopasować format, co opisuje strona o szablonach wydruków dokumentów.
Dokumenty magazynowe RW
Co ważne, dokumenty wydania wewnętrznego RW rejestrują rozchód wewnętrzny z magazynu wysokiego składowania, związany z dostawami do innego magazynu firmy.
RW wydaje towar także na potrzeby własne firmy, na przykład jako surowiec do produkcji albo zużycie wewnętrzne. Zmniejsza stan, ale nie jest sprzedażą, więc nie prowadzi do faktury.
Przeciwny kierunek obsługuje PW, czyli przychód wewnętrzny, który zwiększa stan bez zewnętrznej dostawy, na przykład po przepakowaniu na nowe palety. W Studio WMS.net dokumenty RW i PW dotyczą też przesunięcia towaru do strefy kompletacji.
Dokumenty zmiany lokalizacji
Dokumenty zmiany lokalizacji ZL to wewnętrzne narzędzia, które pozwalają śledzić ruch towarów w magazynie wysokiego składowania. Dzięki nim wiemy, gdzie dokładnie znajduje się każdy produkt i jak często zmienia swoje miejsce.
Każdy dokument tego typu zawiera szczegółowe informacje o przenoszeniu towarów z jednego miejsca na drugie. Znajdziemy w nim między innymi numery palet i daty przeprowadzki oraz nowe i stare lokalizacje. Dokumenty te są niezbędne do utrzymania porządku w magazynie i sprawnego zarządzania zapasami.
Regularne analizowanie tych dokumentów pozwala wychwycić ewentualne nieprawidłowości i usprawnić procesy magazynowe. Dzięki nim możemy zoptymalizować rozmieszczenie towarów i zmniejszyć ryzyko błędów, a to skraca czas realizacji zamówień. Dokumenty zmiany lokalizacji ZL są więc nieocenionym narzędziem dla każdego, kto chce mieć pełną kontrolę nad swoim magazynem.
W praktyce z przemieszczeniem wiąże się kilka dokumentów. Dokument przemieszczenia towaru jest instrukcją dla magazyniera: wskazuje produkt, ilość oraz lokalizację obecną i docelową. Dokument zmiany lokalizacji zapisuje wykonane przeniesienie i pozwala prześledzić historię miejsc, w których towar stał. Lista lokalizacji jest raportem z kodem, typem (półka albo regał), pojemnością i ilością przechowywanych produktów, który ułatwia identyfikację miejsc przechowywania towarów.
Przeniesienie w obrębie jednego magazynu nie zmienia ilości, a jedynie adres. Tym ZL różni się od MM, w którym towar przechodzi do innego magazynu, a stan jednego maleje i drugiego rośnie.
Dokumenty magazynowe Mm, Mw, Mp
Studio WMS.net oferuje zaawansowane rozwiązania dla dokumentów magazynowych. Przede wszystkim system WMS umożliwia obsługę specyficznych dokumentów Mw i Mp. Ponadto te dokumenty stanowią istotne narzędzie w przesunięciach międzymagazynowych.
Specyficzna odmiana dokumentów magazynowych
Oprogramowanie magazynowe od SoftwareStudio pozwala na precyzyjne śledzenie towaru w drodze. Dzięki dokumentom Mw i Mp program umożliwia lepszą kontrolę nad przepływem produktów między magazynami, bo bilansuje ilości wydane z przyjętymi. Pełny zakres programu pokazuje opis programu Studio WMS.net.
Dokumenty przesunięć międzymagazynowych są potrzebne w każdej firmie, która posiada kilka magazynów lub lokalizacji. Dzięki nim mamy kontrolę nad przepływem towarów, co przekłada się na dokładność procesów magazynowych.
Ale co dokładnie zawierają takie dokumenty i jak je wykorzystać?
Dokument przesunięcia międzymagazynowego rejestruje przeniesienie towaru z jednego magazynu do drugiego w ramach firmy. Zawiera kod i nazwę produktu, ilość, magazyn źródłowy i docelowy oraz datę przesunięcia. Służy też jako instrukcja dla personelu magazynowego, który wykonuje fizyczne przemieszczenie. Dzięki niemu łatwo prześledzić trasę towaru od momentu przyjęcia do jego wydania, a podczas inwentaryzacji szybko zweryfikować stan magazynowy.
Wewnętrzne zlecenie przesunięcia służy do zarządzania przemieszczeniem towarów między oddziałami lub lokalizacjami firmy. Lista przesunięć międzymagazynowych pokazuje wszystkie przemieszczenia wykonane albo będące w realizacji, razem z ich statusem.
Dokumenty Mw i Mp muszą się zbilansować. Gdy magazyn wysyłający wystawił Mw, a przyjmujący nie zatwierdził jeszcze Mp, towar jest w drodze i program go pokazuje. Własność towaru się nie zmienia, więc nie powstaje faktura. Przykład ilustracyjny: z magazynu głównego wysłano 200 sztuk, więc Mw zmniejsza jego stan o 200. Do chwili zatwierdzenia Mp stan w magazynie oddziału jest niezmieniony, a 200 sztuk figuruje jako towar w drodze, po zatwierdzeniu stan oddziału rośnie o 200.
Komisjonowanie - order picking
Dokumenty komisjonowania to niezbędne narzędzia w każdym magazynie. Pomagają one sprawnie przygotować zamówienia klientów i śledzić każdy etap procesu, a do klienta trafia dokładnie to, czego potrzebuje.
Dokumenty komisjonowania to nic innego jak szczegółowe listy produktów, które mają zostać pobrane z magazynu i przygotowane do wysyłki. Zawierają one takie informacje jak: kod produktu, jego ilość, lokalizacja w magazynie oraz wszelkie dodatkowe uwagi. Dzięki nim pracownicy magazynu wiedzą dokładnie, co mają zrobić i gdzie szukać potrzebnych towarów.
Dokumenty komisjonowania mogą przybierać różne formy. Najczęściej są to wydrukowane listy, ale coraz częściej wykorzystuje się też elektroniczne systemy, które automatycznie generują i aktualizują te dokumenty. Niezależnie od formy, ich rola pozostaje niezmienna - są one podstawowym narzędziem do zarządzania procesem kompletacji zamówień.
Lista komisjonowania (picking list) jest podstawowym dokumentem tego procesu: wskazuje zamówienie, produkty, ilości i lokalizacje, z których należy pobrać towar. Karta komisjonowania jest indywidualną kartą zamówienia, przypisaną magazynierowi odpowiedzialnemu za jego skompletowanie, z danymi klienta i instrukcjami. Po zakończeniu procesu powstaje raport zakończenia komisjonowania z ilościami i czasem realizacji, który służy do rozliczeń i analizy wydajności. Etykiety naklejone na komisjonowane produkty lub opakowania, z nazwą produktu i kodem kreskowym, ułatwiają ich segregację.
Lista komisjonowania poprzedza dokument WZ: najpierw towar jest zbierany, a dopiero potem wydanie zamyka sprawę dokumentem. Przebieg kompletacji w programie opisuje strona o programie do kompletacji.
W jaki sposób Studio WMS.net obsługuje przepakowanie towarów?
System magazynowy WMS od SoftwareStudio oferuje rozwiązanie dla procesu przepakowania towarów. Przede wszystkim oprogramowanie magazynowe umożliwia rejestrację przepakowania za pomocą dwóch dokumentów. Ponadto Studio WMS.net zapewnia dokładne śledzenie ruchu towarów podczas tego procesu.
Jak działa system przepakowania palet w Studio WMS?
Oprogramowanie magazynowe Studio WMS wprowadza przemyślany sposób zarządzania przepakowaniem towarów między paletami. Następnie system wykorzystuje dwa rodzaje dokumentów do obsługi całego procesu. Ponadto wszystkie operacje przepakowania otrzymują specjalne oznaczenie w postaci statusu „P”, co znacznie upraszcza ich monitoring.
Do rejestracji rozładunku z oryginalnych palet program używa dokumentu RW, który precyzyjnie ewidencjonuje każdy ruch towaru. Zaraz potem system automatycznie tworzy dokumenty PW służące do zapisywania informacji o załadunku produktów na nowe palety. W rezultacie pracownicy magazynu mogą sprawnie wykonywać operacje przepakowania dzięki intuicyjnemu interfejsowi aplikacji.
Oprogramowanie od SoftwareStudio zapewnia przejrzyste śledzenie przepływu towarów, a automatyzacja dokumentowania zmniejsza ryzyko pomyłek podczas przepakowywania. Zastosowane rozwiązanie pozwala kontrolować przemieszczanie produktów między różnymi nośnikami w magazynie.
Przykład ilustracyjny: paleta źródłowa zawiera 48 kartonów, a odbiorca potrzebuje dwóch palet po 24. Dokument RW zdejmuje 48 kartonów z palety źródłowej, a dokumenty PW zapisują łącznie 48 kartonów na nowych paletach. Suma ilości na RW i na PW jest taka sama, więc stan firmy się nie zmienia, a każda operacja ma status „P”.
Kto zatwierdza dokument i co zmienia na stanie
Tabela zestawia dokumenty tak, jak ocenia je kierownik magazynu: kiedy dokument powstaje, kto go zatwierdza i co zmienia na stanie. To typowy obieg, a w konkretnym wdrożeniu rolę zatwierdzającego wyznaczają uprawnienia użytkowników, które opisuje strona o administratorze programu.
| Dokument | Kiedy powstaje | Kto zatwierdza | Skutek dla stanu |
|---|---|---|---|
| PZ | Przy rozładunku dostawy zapowiedzianej zleceniem ZPZ | Magazynier po kontroli ilości dostawy | Stan rośnie o przyjętą ilość |
| PZB | Przy rozładunku dostawy bez zlecenia | Magazynier | Stan rośnie jak przy PZ, ale dostawy nie ma z czym porównać w chwili przyjęcia |
| PW | Po przepakowaniu albo gdy stan trzeba zwiększyć bez dostawy | Osoba z uprawnieniem do przychodu wewnętrznego | Stan rośnie o ilość z dokumentu |
| WZ | Przy wysyłce do odbiorcy | Magazynier przed wyjazdem towaru, po wpisaniu kodu autoryzacji | Stan maleje o wydaną ilość |
| RW | Przy wydaniu na potrzeby własne albo przy rozładunku palety do przepakowania | Osoba z uprawnieniem do rozchodu, zwykle kierownik magazynu | Stan maleje, bez sprzedaży i bez faktury |
| MM (Mw i Mp) | Gdy towar przechodzi do innego magazynu firmy | Magazynier wysyłający (Mw) oraz przyjmujący (Mp) | Stan maleje w jednym magazynie i rośnie w drugim, a łącznie nie zmienia się |
| ZL | Gdy towar zmienia miejsce w obrębie jednego magazynu | Magazynier wykonujący przeniesienie | Ilość bez zmian, zmienia się adres |
| Zw | Gdy odbiorca odsyła towar albo firma zwraca go dostawcy | Zależnie od programu: magazynier i dział handlowy | Stan rośnie przy zwrocie od odbiorcy, a maleje przy zwrocie do dostawcy |
| Korekta | Gdy zatwierdzony dokument zawiera błąd ilości lub danych | Osoba z uprawnieniem do korekt, zwykle kierownik magazynu | Stan zmienia się o różnicę, a oryginał zostaje w historii |
Z tabeli wynikają dwa wnioski. Faktura towarzyszy tylko dokumentom, w których zmienia się właściciel towaru: PZ ma za sobą fakturę zakupu, a WZ fakturę sprzedaży. MM, ZL, RW i PW zostają w firmie i faktury nie mają.
Przy odbiorze dokumentu kierownik magazynu sprawdza cztery rzeczy:
- kierunek, czyli czy stan rośnie, maleje, czy zmienia się tylko adres,
- zatwierdzenie, czyli kto ma do niego uprawnienie i czy dokument przeszedł przez bufor,
- powiązanie ze zleceniem albo z fakturą, którą dokument uzasadnia,
- numer, który mieści się w ciągłej numeracji i da się go odnaleźć w archiwum.
Numeracja i korekty dokumentów
Każdy dokument dostaje numer, który identyfikuje go w archiwum i na wydruku. Numeracja zwykle łączy rok, miesiąc, przedrostek określający rodzaj dokumentu i kolejny numer uzupełniony zerami. W Studio WMS.net numery nadaje funkcja LICZNIK, a jej domyślny format składa się z roku, miesiąca, przedrostka, numeru kolejnego i symbolu typu (#RRRR-#MM-#PRZ-#XXXXXX#TYP). Format można zmienić, co opisuje strona o numeracji dokumentów i funkcji LICZNIK.
Ciągła numeracja ma praktyczny sens: luka w numerach od razu pokazuje, że dokument zginął albo został usunięty. Dlatego zatwierdzonych dokumentów zwykle się nie kasuje. Spójną numerację i ślad korekt sprawdza też organ, który może zażądać pliku JPK_MAG; wymagania opisuje strona JPK_MAG a program magazynowy.
Dokument korygujący poprawia zatwierdzony wcześniej dokument, gdy zawiera on błąd ilości lub danych. Nie zastępuje oryginału, tylko się do niego odwołuje, więc w historii widać zarówno pierwotny zapis, jak i poprawkę. Najczęstszym powodem jest rozbieżność wykryta po wydaniu albo zwrot od klienta, który rejestruje się osobnym dokumentem Zw, a w części programów dokumentem korygującym.
Korekty magazynowej nie należy mylić z korektą faktury. Faktura korygująca w KSeF wymaga śladu w magazynie: zwrotu albo niedoboru, do którego ERP się odwoła. Tę zależność wyjaśnia strona o KSeF a dokumenty magazynowe. Zwrot od klienta sklepu internetowego opisuje osobna strona o zwrotach w magazynie e-commerce.
Archiwum, spis z natury i dokumenty poza ruchem towaru
Nie każdy dokument w magazynie zmienia stan. Spis z natury wymaga arkuszy spisowych, na których pracownicy zapisują policzone ilości, a potem wprowadzają je do systemu. Dane pokazują rozbieżności między stanem faktycznym a ewidencyjnym. Przebieg spisu opisuje strona o spisie z natury w programie magazynowym. Towar w procedurze celnej lub akcyzowej wymaga dodatkowej ewidencji z numerem dokumentu źródłowego; opisuje to strona o składzie celnym i akcyzowym w magazynie.
Reklamacja wymaga protokołu reklamacyjnego, który opisuje uszkodzone lub niezgodne towary i trafia do działu jakości. Wyniki kontroli jakości zapisuje się w osobnych formularzach, a transport wewnętrzny dokumentują karty pracy wózków widłowych. Służą one do monitorowania pracy sprzętu i planowania konserwacji.
Wszystkie dokumenty magazynowe podlegają archiwizacji. W programie najłatwiej odnaleźć dokument wyszukiwarką, która obejmuje typy ZPZ, PZ, PZB, ZWZ, WZ, WZB, ZL i MIX i filtruje po dacie, kontrahencie, numerze oraz statusie. Historię zdarzeń zapisuje też archiwum wpisów.
Zapisane dokumenty są też materiałem do analizy. Z przyjęć i wydań widać, które produkty schodzą najszybciej, a które zalegają na półkach, co pozwala dopasować wielkość zamówień do rzeczywistego zapotrzebowania. Historia pokazuje także, kto i kiedy dokonał zmiany, co ma znaczenie przy wyjaśnianiu różnic.
Dokumenty magazynowe w programie magazynowym WMS.net
Dokumenty magazynowe w programie magazynowym WMS.net