Jak zarządzać kartotekami kontrahentów w systemie?
Menu Kartoteki zapewnia wygodny dostęp do zarządzania danymi klientów, dlatego każdy kontrahent ma swoją własną unikalną kartotekę w systemie. Następnie użytkownik może łatwo dodawać nowe kartoteki za pomocą funkcji Dopisz oraz modyfikować istniejące przy użyciu opcji Edycja. Ponadto system umożliwia szybkie przeglądanie informacji o kontrahentach poprzez funkcję Podgląd.
Warto zauważyć, że każda kartoteka zawiera szczegółowe dane podobne do wizytówki biznesowej klienta. Zatem oprócz podstawowych danych system przechowuje również indywidualne cenniki oraz dodatkowe informacje o kontrahentach. Wreszcie kartoteka odbiorców pozwala na precyzyjne grupowanie klientów według określonych kryteriów.
Polecenie DOPISZ
Jak poprawnie utworzyć nową kartotekę kontrahenta w systemie magazynowym?
Proces tworzenia nowej kartoteki kontrahenta rozpoczyna się od wypełnienia formularza zawierającego niezbędne dane takie jak nazwa pełna oraz skrócona firmy. Następnie system wymaga uzupełnienia szczegółowych informacji adresowych obejmujących kod pocztowy oraz ulicę a także wskazanie kraju siedziby kontrahenta. Ponadto użytkownik musi wybrać odpowiednią metodę wydawania towaru spośród dostępnych opcji FEFO FIFO lub LIFO które system wykorzysta podczas automatycznej realizacji dyspozycji wydań oraz przesunięć magazynowych.
Interfejs formularza wyróżnia pola obowiązkowe poprzez zastosowanie pogrubionej czcionki dla ich etykiet co ułatwia prawidłowe wypełnienie danych. Podczas próby zapisania niekompletnej kartoteki system automatycznie wyświetli stosowne ostrzeżenie wskazujące na brakujące informacje. Wówczas użytkownik może dokończyć wprowadzanie danych oraz zatwierdzić kartotekę przyciskiem ZAPISZ albo zrezygnować z jej utworzenia wybierając opcję ANULUJ.
Jak skutecznie zarządzać kartoteką kontrahentów w systemie księgowym?
Sprawne zarządzanie kartoteką kontrahentów wymaga znajomości podstawowych poleceń systemu księgowego. Następnie polecenie EDYCJA otwiera przed użytkownikiem formularz zawierający wszystkie informacje o wybranym kontrahencie. Ponadto układ formularza edycji pozostaje identyczny jak w przypadku dodawania nowego kontrahenta, co znacznie ułatwia pracę księgowym.
W trakcie modyfikacji danych kontrahenta system oferuje dwie możliwości zakończenia pracy. Za pomocą polecenia ZAPISZ użytkownik może zatwierdzić wprowadzone zmiany w kartotece, podobnie jak zapisuje się dokument w edytorze tekstu. Natomiast polecenie ANULUJ działa niczym przycisk cofania zmian, gdyż pozwala zamknąć formularz bez zapisywania modyfikacji, zachowując pierwotną wersję danych kontrahenta.
Polecenie PODGLĄD
Jak sprawdzić dane i dokumenty kontrahenta w systemie magazynowym?
Nowoczesny system magazynowy umożliwia szybki podgląd informacji o kontrahentach poprzez intuicyjny interfejs z trzema zakładkami. Zatem pierwsza zakładka „Dane kontrahenta” zawiera podstawowe informacje teleadresowe oraz historię współpracy. Następnie użytkownik może łatwo przełączyć się między zakładkami „Dokumenty magazynowe” oraz „Zlecenia”, które podobnie jak w innych systemach ERP prezentują pełną historię operacji.
Warto podkreślić, że taki układ zakładek znacznie usprawnia codzienną pracę magazynierów oraz handlowców. W związku z tym pracownik ma natychmiastowy dostęp zarówno do danych podstawowych jak i szczegółowej dokumentacji magazynowej. Ponadto system automatycznie porządkuje dokumenty według dat, co przypomina działanie popularnych systemów CRM.
Polecenie ODBIORCY
Polecenie wyświetla kartotekę odbiorców zapisanych dla kontrahenta.
Opis kartoteki odbiorców znajduje się na stronie Odbiorcy.
Polecenie CENNIK
Jak zdefiniować cennik i koszty dla kontrahenta w systemie?
System biznesowy zawiera dwie powiązane ze sobą funkcje zarządzania finansami. Przede wszystkim menu CENNIK umożliwia wprowadzanie indywidualnych stawek za usługi dla wybranego kontrahenta, natomiast jego rozbudowana struktura pozwala na elastyczne dostosowanie oferty do potrzeb klienta, zaś dodatkowe opcje ułatwiają szybką edycję wprowadzonych danych.
Ponadto sekcja KOSZTY W ROZLICZENIU stanowi uzupełnienie podstawowej funkcjonalności cennika. W tej części systemu administrator ma możliwość określenia szczegółowych kategorii wydatków dla danego kontrahenta, następnie te zdefiniowane pozycje kosztowe automatycznie uwzględniane są podczas generowania końcowego rozliczenia, wreszcie cały proces staje się dzięki temu przejrzysty oraz uporządkowany.
Pozycja menu CENNIK opisana została na stronie Cennik.
Koszty definiowane dla kontrahenta opisane są stronie Koszty w rozliczeniu.
Polecenie INFORMACJE DODATKOWE
Menu INFORMACJE DODATKOWE zawiera pozycje: UWAGI (opis na stronie Uwagi), ZAŁĄCZNIKI (opis na stronie Załączniki), CECHY.
