Wydanie palet

Jak oprogramowanie do zarządzania magazynem z wydawaniem palet usprawnia pracę?

Oprogramowanie do zarządzania magazynem, ze szczególnym uwzględnieniem palet, to narzędzie, które może znacząco przekształcić sposób, w jaki firmy zarządzają swoimi zapasami. To nie tylko system ewidencji, ale również potężny instrument do optymalizacji procesów logistycznych.

Dzięki temu oprogramowaniu, firmy mogą precyzyjnie śledzić ruch palet w magazynie. Wiedzą, gdzie każda paleta jest przechowywana, kiedy została przyjęta i kiedy powinna zostać wydana. To pozwala na szybszą i bardziej efektywną kompletację zamówień. Co więcej, system taki umożliwia optymalizację wykorzystania przestrzeni magazynowej, co jest szczególnie ważne w przypadku dużych magazynów.

Kolejną zaletą jest możliwość automatyzacji wielu procesów. System może generować etykiety, tworzyć dokumenty transportowe i zarządzać inwentaryzacją. To z kolei przekłada się na mniejsze ryzyko błędów ludzkich i oszczędność czasu pracowników.

Ponadto zwalnianie palet pomaga organizacjom zaoszczędzić czas i pieniądze, zmniejszając ilość czasu spędzanego na ręcznym rejestrowaniu i śledzeniu zapasów. Oprogramowanie może być również wykorzystywane do monitorowania wydajności magazynu, umożliwiając organizacjom identyfikację obszarów, w których można poprawić wydajność.

Po wywołaniu menu DOKUMENTY/DOKUMENTY WYDANIA w pulpicie nawigacyjnym zostanie wyświetlone menu szczegółowe.

Dokumenty Wydania zewnętrzne WZ służą do rejestracji wydań palet i opakowań, natomiast dokumenty Rozchody Wewnętrzne RW służą do wprowadzania niedoborów wynikających ze spisu z natury oraz wszelkiego typu rozchodów wewnętrznych.

Nowy dokument wydania WZ

Po wywołaniu menu zostanie wyświetlona formatka dopisania nowego dokumentu wydania zewnętrznego WZ

Prezentowany obrazek to interfejs użytkownika programu magazynowego Studio WMS.net, skupiony na tworzeniu nowego dokumentu wydania palet z magazynu. U góry znajduje się pasek menu z ikonami dla standardowych funkcji, takich jak tworzenie nowego dokumentu, zapisywanie, drukowanie, czy pomoc. Bezpośrednio pod paskiem menu umieszczony jest pasek narzędzi, który oferuje szybki dostęp do często używanych poleceń.

Centralny obszar ekranu zawiera formularz z polami, które użytkownik może wypełnić, w tym „Numer dokumentu” oraz „Data wydania”. Jest również pole na „Kod dostawy” i „Dostawca”, co wskazuje na to, że użytkownik może tutaj określić źródło oraz odbiorcę towarów. Poniżej tych pól znajduje się dodatkowe pole tekstowe, prawdopodobnie przeznaczone na uwagi lub specjalne instrukcje związane z procesem wydawania palet.

Projekt interfejsu jest czysty i funkcjonalny, co jest kluczowe w oprogramowaniu magazynowym, gdzie efektywność i dokładność w zarządzaniu danymi są niezbędne. Minimalistyczny wygląd ułatwia nawigację i zmniejsza ryzyko błędów podczas wprowadzania danych.

Formatka dopisania składa się z pięciu zakładek.

W zakładce DOKUMENT pola NUMER REFERENCYJNY oraz TYP DOKUMENTU wypełnione są automatycznie i nie podlegają modyfikacji.

Ponadto w zakładce należy wypełnić pola:

• Data – automatycznie proponowana jest bieżąca data. Datę można zmienić wybierając ja z kalendarza, który pojawi się po uruchomieniu przycisku listy rozwijanej, bądź wpisując ręcznie w formacie RRRR-MM-DD
• Rodzaj dokumentu – informacja wybierana z listy rozwijanej. Rodzaje dokumentów definiuje administrator systemu.
• Aktualizacja salda – informacja wybierana z listy rozwijanej, dostępne opcje to: Dostawca/Odbiorca i Przewoźnik.
• Dostawca/Odbiorca – pole aktywne, jeżeli w polu powyżej wskazano Dostawca/Odbiorca. Informacja wybierana z listy rozwijanej. Na liście pokażą się kartoteki zdefiniowane w rejestrze Kontrahentów.
• Przewoźnik – pole aktywne, jeżeli w polu Aktualizacja salda wybrano informację Przewoźnik. Informacja wybierana z listy rozwijanej. Na liście pokażą się kartoteki zdefiniowane w rejestrze Przewoźników.
• Kierowca – pole aktywne, jeżeli w polu Aktualizacja salda wybrano informację Przewoźnik. Informacja wybierana z listy rozwijanej. Na liście pokażą się kartoteki kierowców zdefiniowane dla Przewoźnika.
• Miejsce dostawy – informacja wybierana z listy rozwijanej. Na liście zostaną wyświetlone kartoteki zdefiniowane w rejestrze miejsc dostawy, a także miejsca dostawy zdefiniowane dla kontrahentów.
• Numer Kwitu – pole do wpisania numeru kwitu.
• Uwagi – pole do wpisania dowolnej uwagi – komentarza do dokumentu.

W zakładce POZYCJE wprowadzamy pozycje dokumentu:

• Magazyn – informacja wybierana z listy rozwijanej. Magazyny obsługiwane w systemie definiuje administrator systemu.
• Paleta – informacja wybierana z listy rozwijanej. Na liście pojawią się tylko i wyłącznie palety skojarzone ze wskazanym magazynem (w polu powyżej).
• Platforma – informacja wybierana z listy rozwijanej. Na liście pojawią się tylko i wyłącznie platformy skojarzone z wybranym magazynem.
• Ilość – w polu należy wpisać ilość wydawanych palet.
• Uwagi – pole do wpisania dowolnej uwagi – komentarza do pozycji dokumentu.

Jak skutecznie dodawać i edytować pozycje w dokumencie?

Pracując z dokumentami cyfrowymi, często mamy potrzebę dodawania nowych pozycji oraz modyfikowania istniejących. Proces ten, choć może wydawać się prosty, wymaga znajomości kilku podstawowych zasad.

Aby dodać nową pozycję do dokumentu, należy najpierw wypełnić specjalną formatkę. W niej wpisujemy niezbędne dane, takie jak nazwa pozycji, ilość czy kategoria. Po uzupełnieniu wszystkich pól, klikamy przycisk „DODAJ”. Ta czynność powoduje, że nowa pozycja zostanie dodana do listy elementów składających się na dokument.

Jeśli chcemy dodać kolejną pozycję, powtarzamy powyższe czynności. Pamiętamy o uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól, takich jak magazyn, paleta czy platforma. Dopiero po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji klikamy ponownie przycisk „DODAJ”.

W sytuacji, gdy chcemy usunąć jakąś pozycję, wystarczy ją zaznaczyć poprzez kliknięcie. Następnie, korzystając z klawisza „Delete”, usuwamy wybraną pozycję z dokumentu.

Oprócz podstawowych informacji o pozycji, możemy również dodać dodatkowe cechy. Robimy to w specjalnej zakładce, gdzie wpisujemy wartość cechy oraz ewentualne uwagi. Zmiany zapisujemy za pomocą kombinacji klawiszy „Shift” i „Enter”.

Zakładka UWAGI to możliwość wprowadzenia do dokumentu dodatkowych uwag – komentarzy. Nowa uwaga – komentarz dopisywana jest przez kliknięcie wiersza z komunikatem Kliknij, aby dodać nowy wiersz. W pierwszym polu zaznaczamy czy uwaga ma być aktywna. W kolejnych polach wpisujemy Kod oraz Tytuł uwagi. Pole Uwagi to miejsce na wpisanie dowolnego komentarza.

Zatwierdzenie wprowadzonych danych wymaga użycia kombinacji klawiszy <Shift><Enter>.

Modyfikacja informacji w polach wymaga dwukrotnego kliknięcia na wybrane pole. Po wprowadzeniu modyfikacji, zapisanie informacji wymaga użycia kombinacji klawiszy <Shift> <Enter>.

W uwagach aktywna jest funkcja usuwania. W celu usunięcia wprowadzonej informacji należy wybraną pozycję zaznaczyć przez kliknięcie myszką na pozycji. Wybrany wiersz zostaje podświetlony. Użycie klawisza <Delete> usuwa zaznaczoną pozycję.

Zakładka ZAŁĄCZNIKI to możliwość dołączenia do dokumentu dowolnych załączników. Aby do dokumentu przypisać załącznik należy w pierwszym polu wskazać rodzaj załącznika (informacja wybierana z listy rozwijanej).

Funkcje oprogramowania

Oprogramowanie do zarządzania magazynem z wydawaniem palet ma wiele funkcji, które pomagają w skutecznym zarządzaniu zapasami. Oto niektóre z nich:

1. Rejestrowanie przyjęcia i wydania palet: Oprogramowanie pozwala na skanowanie kodów kreskowych palet przy przyjęciu do magazynu i wydawaniu ich z magazynu. Dzięki temu można śledzić dokładne informacje dotyczące przyjęcia i wydania każdej palety.
2. Dokumentowanie stanu magazynu: Oprogramowanie pozwala utrzymać aktualne informacje o stanie magazynu. Można sprawdzić, ile palet jest dostępnych, ile jest w trakcie przetwarzania, ile jest wydanych i ile zostało zwróconych.
3. Planowanie i kierowanie przepływem palet: Oprogramowanie umożliwia zaplanowanie przepływu palet w magazynie. Można skonfigurować trasy i harmonogramy dostaw palet, aby zminimalizować czas przetwarzania i koszty.
4. Optymalizacja miejsca magazynowego: Oprogramowanie pozwala na zoptymalizowanie miejsca magazynowego poprzez skonfigurowanie stanowisk przechowywania palet. Można ustawić różne parametry, takie jak maksymalna waga i wysokość, aby odpowiednie palety były przechowywane na odpowiednich stanowiskach.
5. Zarządzanie dostawcami i klientami: Oprogramowanie pozwala na zarządzanie danymi dostawców i klientów. Można dodawać informacje o dostawcach, takie jak nazwa, adres i dane kontaktowe, oraz przypisywać klientów do konkretnych palet.
6. Generowanie raportów i analiz: Oprogramowanie umożliwia generowanie różnych raportów i analiz dotyczących stanu magazynu, przepływu palet, kosztów i wydajności. To pomaga w podejmowaniu informowanych decyzji i doskonaleniu procesów.
7. Integracje z innymi systemami: Oprogramowanie do zarządzania magazynem z wydawaniem palet można zintegrować z innymi systemami, takimi jak systemy ERP, zawierające informacje o zamówieniach, a także z systemami śledzenia towarów, takimi jak systemy RFID lub GPS.

Niezależnie od wielkości organizacji, oprogramowanie do zarządzania magazynem z wydawaniem palet może pomóc w zwiększeniu wydajności, minimalizowaniu kosztów i poprawie jakości obsługi klienta. Dlatego warto zainwestować w to narzędzie, aby zoptymalizować operacje magazynowe i łańcuch dostaw.

Jak przebiega proces rejestracji wydania nośników w systemie magazynowym?

Struktura menu i podział dokumentów ułatwiają nawigację operatora

Dostęp do funkcji związanych z ekspedycją palet odbywa się poprzez intuicyjne menu dokumentów wydania, które zostało zaprojektowane z myślą o ergonomii pracy magazyniera. Po wybraniu odpowiedniej opcji w pulpicie nawigacyjnym użytkownik otrzymuje dostęp do szczegółowego podmenu, które dzieli operacje na dwie główne kategorie. Po lewej stronie interfejsu zgrupowane są funkcje dotyczące wydań zewnętrznych, oznaczanych symbolem WZ, które dokumentują wysyłkę towaru poza przedsiębiorstwo. Z kolei prawa strona dedykowana jest dokumentom wydań wewnętrznych WW, które obsługują przesunięcia i rozchody w obrębie własnej struktury organizacyjnej. Taki logiczny podział sprawia, że pracownik natychmiast odnajduje właściwą ścieżkę postępowania, co minimalizuje ryzyko pomyłki przy wyborze rodzaju transakcji.

Każda z wymienionych sekcji oferuje zestaw niezbędnych narzędzi do pełnej obsługi procesu wydania nośników. Operator może skorzystać z funkcji dopisywania nowego dokumentu, co inicjuje proces tworzenia nowej transakcji w systemie. Oprócz tego dostępne są rejestry dokumentów, które pozwalają na przeglądanie historii operacji już zatwierdzonych oraz tych, które wciąż znajdują się w fazie roboczej, czyli w buforze. Przejrzystość rejestrów ułatwia kontrolowanie bieżących prac i szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji na temat realizowanych wysyłek. Dzięki temu zarządzanie strumieniem wydań staje się uporządkowane i efektywne.

Konfiguracja nagłówka dokumentu definiuje parametry operacji

Proces tworzenia nowego dokumentu wydania rozpoczyna się od wypełnienia formatki, która składa się z pięciu tematycznych zakładek. W pierwszej zakładce, poświęconej ogólnym danym dokumentu, system automatycznie nadaje numer referencyjny oraz określa typ dokumentu, co zdejmuje z użytkownika obowiązek dbania o ciągłość numeracji. Pracownik musi jednak zweryfikować lub wprowadzić datę operacji, która domyślnie ustawiona jest na dzień bieżący, ale może zostać zmieniona za pomocą wbudowanego kalendarza. Niezbędne jest również określenie rodzaju dokumentu poprzez wybór odpowiedniej opcji z listy rozwijanej zdefiniowanej wcześniej przez administratora systemu. Precyzyjne wypełnienie tych pól stanowi fundament dla poprawności całej transakcji magazynowej.

Szczególnie istotnym elementem konfiguracji jest wskazanie podmiotu, którego dotyczy aktualizacja salda paletowego. Użytkownik decyduje, czy wydanie ma obciążać konto dostawcy lub odbiorcy, czy też rozliczenie następuje z przewoźnikiem realizującym transport. W przypadku wyboru przewoźnika system aktywuje dodatkowe pola, umożliwiające wskazanie konkretnej firmy transportowej oraz kierowcy z bazy danych. Należy także określić miejsce dostawy oraz wprowadzić numer kwitu, co pozwala na powiązanie zapisu systemowego z fizyczną dokumentacją papierową. Dodatkowo pole na uwagi pozwala na wpisanie dowolnych komentarzy, które mogą być pomocne przy późniejszej identyfikacji specyficznych warunków wydania.

Precyzyjne dodawanie pozycji gwarantuje zgodność stanów

Po zdefiniowaniu nagłówka operator przechodzi do zakładki pozycji, gdzie odbywa się właściwa ewidencja wydawanych nośników. W tym miejscu należy wskazać magazyn, z którego następuje rozchód, wybierając go z dostępnej listy rozwijanej. System inteligentnie filtruje dostępne opcje, wyświetlając w polu wyboru palety jedynie te rodzaje nośników, które są skojarzone ze wskazanym wcześniej magazynem. Takie rozwiązanie zapobiega błędom polegającym na próbie wydania asortymentu, który fizycznie nie znajduje się w danej lokalizacji. Następnie użytkownik określa rodzaj platformy oraz wpisuje ilość wydawanych palet w odpowiednim polu liczbowym.

Zatwierdzenie wprowadzonej pozycji odbywa się poprzez użycie przycisku dodawania, co powoduje przeniesienie wpisu do listy widocznej w dolnej części ekranu. Każda dodana pozycja zawiera szczegółowe informacje o ilości i typie nośnika, a także ewentualne uwagi przypisane do konkretnego wiersza. Mechanizm ten pozwala na budowanie wielopozycyjnych dokumentów wydania, które odzwierciedlają rzeczywisty skład ładunku opuszczającego magazyn. Dzięki bieżącej wizualizacji dodanych elementów operator ma pełną kontrolę nad zawartością tworzonego dokumentu przed jego ostatecznym zapisaniem. W rezultacie system zapewnia wysoką dokładność ewidencji rozchodów magazynowych.

Jakie narzędzia wspierają edycję i finalizację dokumentów wydania?

Zarządzanie cechami i uwagami zwiększa szczegółowość danych

System magazynowy oferuje rozbudowane możliwości wzbogacania dokumentów o dodatkowe informacje, które wykraczają poza standardowe dane ilościowe. W zakładce cech użytkownik może definiować specyficzne atrybuty dla całego dokumentu, co jest przydatne w przypadku konieczności śledzenia niestandardowych parametrów logistycznych. Wprowadzenie wartości cechy i zatwierdzenie jej kombinacją odpowiednich klawiszy pozwala na trwałe powiązanie jej z rekordem wydania. Administrator systemu ma możliwość konfigurowania słownika cech, dostosowując go do indywidualnych potrzeb procesowych przedsiębiorstwa. Dzięki temu dokumentacja zyskuje na wartości analitycznej i może być lepiej wykorzystana w raportowaniu.

Osobna funkcjonalność została przewidziana dla obsługi uwag, które mogą być dodawane w formie ustrukturyzowanej listy. Operator dodaje nowy wiersz uwagi, określając jej kod, tytuł oraz treść, a także decyduje o jej aktywności w systemie. Pozwala to na przekazywanie istotnych informacji dla innych uczestników łańcucha dostaw, na przykład dotyczących stanu technicznego wydawanych palet czy specyficznych wymagań transportowych. Przejrzysty interfejs tej sekcji umożliwia szybkie dodawanie wielu komentarzy bez utraty czytelności dokumentu. W efekcie komunikacja między magazynem a biurem obsługi klienta staje się bardziej precyzyjna i pozbawiona niedomówień.

Modyfikacja wprowadzonych danych zapewnia elastyczność pracy

W trakcie pracy z dokumentem w buforze operator dysponuje pełną swobodą w zakresie korygowania wprowadzonych informacji. W przypadku popełnienia błędu przy wpisywaniu ilości lub wyborze typu palety, wystarczy dwukrotnie kliknąć na dany wiersz, aby wejść w tryb edycji. Po wprowadzeniu poprawnej wartości zmiany zatwierdza się intuicyjnym skrótem klawiszowym, co natychmiast aktualizuje widok listy pozycji. Taka funkcjonalność jest niezbędna w dynamicznym środowisku pracy, gdzie zmiany w planach załadunkowych zdarzają się bardzo często. System nie blokuje możliwości poprawek, dopóki dokument nie zostanie ostatecznie zatwierdzony i zaksięgowany.

Oprogramowanie umożliwia również szybkie usuwanie zbędnych pozycji, jeśli okaże się, że dana partia towaru nie zostanie wydana. Użytkownik zaznacza wiersz, który ma zostać usunięty, a następnie korzysta z klawisza usuwania na klawiaturze, co skutkuje natychmiastowym wykasowaniem rekordu z listy. Prosta i szybka obsługa edycji sprawia, że przygotowanie poprawnego dokumentu WZ zajmuje mniej czasu i jest obarczone mniejszym ryzykiem błędu. Elastyczność ta dotyczy zarówno danych nagłówkowych, jak i poszczególnych pozycji asortymentowych. Dzięki temu magazynier może dopasować zapis w systemie do rzeczywistego stanu faktycznego na rampie załadunkowej.

Obsługa załączników i wydruków kończy proces logistyczny

Integralną częścią procesu wydania jest wygenerowanie odpowiedniej dokumentacji papierowej lub elektronicznej, która będzie towarzyszyć ładunkowi w transporcie. Funkcja drukowania dostępna w systemie pozwala na wygenerowanie wydruku dla zaznaczonego dokumentu, uwzględniając wszystkie wprowadzone pozycje oraz uwagi. System automatycznie formatuje dane do czytelnej postaci, co ułatwia weryfikację towaru kierowcom i odbiorcom. Możliwość podglądu wydruku przed jego fizycznym wykonaniem pozwala upewnić się, że wszystkie istotne informacje zostały poprawnie zawarte w dokumencie. Jest to ostatni etap kontroli przed fizycznym opuszczeniem magazynu przez towar.

Dodatkowo system wspiera archiwizację dokumentacji towarzyszącej poprzez obsługę załączników w dedykowanej zakładce. Użytkownik może dołączyć do dokumentu systemowego pliki zewnętrzne, takie jak skany podpisanych listów przewozowych, zdjęcia zabezpieczonego ładunku czy certyfikaty jakości. Przechowywanie tych plików bezpośrednio w systemie magazynowym ułatwia późniejszy dostęp do pełnej historii transakcji bez konieczności przeszukiwania segregatorów. Funkcja ta buduje kompletne cyfrowe dossier dla każdego wydania, co jest nieocenione w przypadku reklamacji lub audytów. W ten sposób system domyka proces logistyczny, łącząc fizyczny przepływ towaru z jego cyfrowym odwzorowaniem.