KSIĘGA HANDLOWA SQL. Wdrożenie Księgi Handlowej jest bardzo ważnym momentem, gdyż to jak zostanie przeprowadzone ma znaczenie dla dalszej pracy systemu ERP.
Wdrożenie Księgi Handlowej – Kluczowy Moment w Zarządzaniu
Wdrożenie Księgi Handlowej jest bardzo ważnym momentem, gdyż to jak zostanie przeprowadzone ma znaczenie dla dalszej pracy systemu.
Wybór Odpowiedniego Sposobu Wprowadzenia Informacji o Obrotach Kont
Istnieje kilka sposobów wprowadzenia startowych informacji o obrotach kont. Wybór powinien być uzależniony np. od momentu roku obrachunkowego, w jakim przeprowadzane jest wdrożenie, jak również od ilości kontrahentów, z którymi firma prowadzi rozrachunki.
Jeden ze sposobów polega na wprowadzenie dokumentem PK do okresu 00 bilansu otwarcia z początku roku, a następnymi PK do poszczególnych miesięcy sumarycznych obrotów wszystkich kont.
Otrzymujemy w ten sposób pełną informację o tym co się działo (sumarycznie) na kontach we wszystkich miesiącach przed wdrożeniem systemu. Pozwala to np. wykonać sprawozdania księgowe za cały rok czy za poszczególne miesiące. Sposób ten można zastosować tylko w przypadku wdrażania systemu najdalej w trzecim czy czwartym miesiącu roku obrachunkowego, gdyż uzupełnienie obrotów kont np. z siedmiu miesięcy trwałoby bardzo długo, a w niektórych przypadkach byłoby w ogóle niemożliwe ze względu na bieżąca pracę.
Również duża ilość obsługiwanych kontrahentów utrudnia to zadanie, gdyż w każdym miesiącu trzeba wprowadzić obroty kont rozrachunkowych. Już w przypadku kilkudziesięciu kontrahentów Operacja ta może pochłonąć masę czasu.
Wprowadzenie Księgi Handlowej
W momencie wdrażania Księgi Handlowej istnieje możliwość zastosowania prostego podejścia. Polega to na stworzeniu jednego dokumentu PK, zawierającego saldo wszystkich kont na dzień rozpoczęcia korzystania z systemu. Na przykład, jeśli rozpoczynamy pracę w module KH na początku miesiąca 8-go, wprowadzamy PK z danymi do końca miesiąca 7-go. Ten sposób jest szybki i wygodny, choć ogranicza możliwość przeglądania obrotów w okresie sprzed wdrożenia oraz tworzenia sprawozdań za poprzednie miesiące.
Porównywanie danych z innymi modułami
W przypadku, gdy moduł Księga Handlowa jest wdrażany, gdy już działają inne moduły systemu, takie jak Sprzedaż, Zakupy, a w konsekwencji Rozrachunki, konieczne jest porównanie danych bilansowych z tymi modułami. Po wprowadzeniu danych bilansowych do KH, należy sprawdzić, czy zgadzają się one z danymi pozostałych modułów.
Automatyzacja procesu tworzenia rozrachunków bilansowych
Wdrażając moduł Księga Handlowa razem z Rozrachunkami, istnieje możliwość zautomatyzowania procesu tworzenia rozrachunków bilansowych. Należności i zobowiązania, które powstały przed wdrożeniem systemu, można wprowadzić za pomocą dokumentów IN i IZ w opcji Rozrachunki.
Podsumowując, przy wdrażaniu Księgi Handlowej istnieją różne podejścia do wprowadzenia danych bilansowych. Można zastosować prosty sposób, który pozwala na szybkie rozpoczęcie korzystania z systemu, ale ogranicza dostęp do danych sprzed wdrożenia. Warto również dokładnie porównać dane z innymi modułami systemu i rozważyć automatyzację procesu tworzenia rozrachunków bilansowych, szczególnie jeśli moduł Rozrachunki jest wdrażany jednocześnie z Księgą Handlową.
/ źródło: humansoft /
Schematy księgowe
Schematy księgowe są mechanizmem pozwalającym automatycznie dekretować dokumenty. Zawierają one definicje dekretów jakie mają zostać wykonane na danym dokumencie w procesie automatycznej dekretacji. System nie narzuca żadnych definicji księgowań, schematy tworzy Użytkownik dostosowując je do sowich dokumentów, swojego planu kont i to on odpowiada za ich merytoryczną poprawność.
Okresy rozrachunkowe
Podstawowym okresem obrachunkowym w systemie jest jeden miesiąc. Bilans otwarcia nowego roku jest również traktowany jako normalny okres obrachunkowy. Każdy okres oznaczony jest numerem. Bilans otwarcia ma numer 00, styczeń – 01, luty – 02 itd. Rok obrachunkowy składa się więc z 13 okresów. Początek roku obrachunkowego ustala Użytkownik i może to być dowolna data roku kalendarzowego. W większości firm rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Otwieranie nowych okresów następuje automatycznie w momencie wejścia do systemu. Pozostałe Operacje na okresach wykonuje się w opcji Okresy.
Procedura ustalania Bilansu Otwarcia
Krok 1: Bilans Otwarcia jako Normalny Okres
Jak wcześniej wspomniano, bilans otwarcia traktowany jest przez system jako normalny okres o numerze 00. Nie istnieje więc dodatkowy dokument o nazwie Bilans otwarcia.
Krok 2: Sporządzenie Dokumentu PK
Ustalenie bilansu otwarcia polega na sporządzeniu odpowiedniego dokumentu PK (np. w rejestrze PK/BO) i zaksięgowaniu go na okres 00. Na jednym dokumencie PK wprowadzamy salda wszystkich kont.
Krok 3: Zbilansowanie Kont
Sumy zapisów po stronie WN i MA powinny być równe sobie (zbilansowane), dopiero wtedy dokument będzie można zaksięgować.
Krok 4: Zamknięcie Bilansu Otwarcia
Zamknięcie bilansu otwarcia podlega normalnym regułom zamykania okresów. Dopóki okres 00 nie jest zamknięty, dopóty można dopisywać i korygować zapisy na dokumencie PK.
Krok 5: Wprowadzanie Ręczne (Opcjonalne)
Wprowadzanie ręczne bilansu otwarcia dokumentem PK jest sensowne tylko podczas wdrażania systemu. Temat ten został opisany w rozdziale dotyczącym wdrożenia.
Palety – ewidencja i rozliczanie
Skuteczne zarządzanie paletami w Twoim przedsiębiorstwie
Gospodarka paletami w wielu przedsiębiorstwach stanowi wyzwanie, często prowadząc do strat związanych z brakiem odpowiedniego systemu obrotu paletami typu EURO. W rezultacie dobre palety są zastępowane podróbkami, co skutkuje utratą standardowej jakości i podniesieniem kosztów zakupu nowych palet. Na szczęście istnieje rozwiązanie, które pozwala skutecznie zarządzać paletami i kontrolować ich obieg.
Wprowadzenie systemu do zarządzania paletami
Wdrożenie programu do zarządzania paletami pozwala kierownictwu magazynu na lepszą kontrolę i weryfikację obrotu paletami. Każde przyjęcie i wydanie palet do magazynu jest potwierdzone nie tylko ilościową informacją dotyczącą palet, ale także określeniem rodzaju i ich jakości. Palety standardowe są zaklasyfikowane do jednej z trzech grup jakościowych: nowe palety, używane w dobrym stanie, używane w złym stanie.
Korzyści z programu do zarządzania paletami
Dzięki zastosowaniu oprogramowania do ewidencji palet można:
- Precyzyjnie kontrolować ilość palet w magazynie.
- Określać jakość palet na podstawie ich stanu.
- Monitorować obieg palet w czasie rzeczywistym.
- Zapewnić lepszą współpracę z kontrahentami w kwestiach związanych z paletami.
- Optymalizować koszty zakupu nowych palet.
Oprogramowanie do ewidencji palet jest kluczowym narzędziem, które pozwala uniknąć strat związanych z niekontrolowanym obrotem paletami. Dzięki niemu można skutecznie zarządzać gospodarką paletową w przedsiębiorstwie, zapewniając jednocześnie oszczędności i jakość.
Wprowadź skuteczny system zarządzania paletami już dziś i zyskaj pełną kontrolę nad tym aspektem swojej działalności.
