KSIĘGA HANDLOWA SQL. Wdrożenie Księgi Handlowej jest bardzo ważnym momentem, gdyż to jak zostanie przeprowadzone ma znaczenie dla dalszej pracy systemu ERP.
Wdrożenie Księgi Handlowej jest bardzo ważnym momentem, gdyż to jak zostanie przeprowadzone ma znaczenie dla dalszej pracy systemu.
Istnieje kilka sposobów wprowadzenia startowych informacji o obrotach kont. Wybór powinien być uzależniony np. od momenty roku obrachunkowego w jakim przeprowadzane jest wdrożenia jak również od ilości kontrahentów z którymi firma prowadzi rozrachunki. Jeden ze sposobów polega na wprowadzenie dokumentem PK do okresu 00 bilansu otwarcia z początku roku, a następnymi PK do poszczególnych miesięcy sumarycznych obrotów wszystkich kont.
Otrzymujemy w ten sposób pełną informację o tym co się działo (sumarycznie) na kontach we wszystkich miesiącach przed wdrożeniem systemu. Pozwala to np. wykonać sprawozdania księgowe za cały rok czy za poszczególne miesiące. Sposób ten można zastosować tylko w przypadku wdrażania systemu najdalej w trzecim czy czwartym miesiącu roku obrachunkowego, gdyż uzupełnienie obrotów kont np. z siedmiu miesięcy trwałoby bardzo długo, a w niektórych przypadkach byłoby w ogóle niemożliwe ze względu na bieżąca pracę.
Również duża ilość obsługiwanych kontrahentów utrudnia to zadanie, gdyż w każdym miesiącu trzeba wprowadzić obroty kont rozrachunkowych. Już w przypadku kilkudziesięciu kontrahentów Operacja ta może pochłonąć masę czasu.
Wdrożenie księgi handlowej
Dlatego wdrażając Księgę Handlową w późniejszych miesiącach można zastosować sposób uproszczony, który polega na wprowadzeniu na jednym dokumencie PK sald wszystkich kont na dzień wdrożenia systemu. Np. rozpoczynając pracę w module KH z początkiem miesiąca 8-go, wprowadzamy PK do okresu 07 i zapisujemy w nim salda wszystkich kont na ostatni dzień miesiąca 7-go. Wykorzystując ten sposób nie można np. obejrzeć obrotów w miesiącu 4-tym albo wykonać sprawozdań za miesiące sprzed wdrożenia, ale jest on znacznie szybszy i wygodniejszy w realizacji.
Jeżeli moduł Księga Handlowa jest wdrażany w czasie, gdy inne moduły systemu już działają np. Sprzedaż, Zakupy, a co za tym idzie i Rozrachunki, wtedy po wprowadzeniu danych bilansowych do KH należy porównać je z danymi poszczególnych modułów.
Wdrażając moduł Księga Handlowa razem z Rozrachunkami można zautomatyzować proces tworzenia rozrachunków bilansowych. Należności i zobowiązania powstałe przed wdrożeniem systemu wprowadza się za pomocą dokumentów IN i IZ w opcji Rozrachunki.
Tworząc w Księdze Handlowej bilansowy dokument PK wprowadzamy do niego salda poszczególnych kont.
/ źródło: humansoft /
Schematy księgowe
Schematy księgowe są mechanizmem pozwalającym automatycznie dekretować dokumenty. Zawierają one definicje dekretów jakie mają zostać wykonane na danym dokumencie w procesie automatycznej dekretacji. System nie narzuca żadnych definicji księgowań, schematy tworzy Użytkownik dostosowując je do sowich dokumentów, swojego planu kont i to on odpowiada za ich merytoryczną poprawność.
Okresy rozrachunkowe
Podstawowym okresem obrachunkowym w systemie jest jeden miesiąc. Bilans otwarcia nowego roku jest również traktowany jako normalny okres obrachunkowy. Każdy okres oznaczony jest numerem. Bilans otwarcia ma numer 00, styczeń – 01, luty – 02 itd. Rok obrachunkowy składa się więc z 13 okresów. Początek roku obrachunkowego ustala Użytkownik i może to być dowolna data roku kalendarzowego. W większości firm rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Otwieranie nowych okresów następuje automatycznie w momencie wejścia do systemu. Pozostałe Operacje na okresach wykonuje się w opcji Okresy.
Bilans otwarcia
Jak wcześniej wspomniano bilans otwarcia traktowany jest przez system jako normalny okres o numerze 00. Nie istnieje więc dodatkowy dokument o nazwie Bilans otwarcia. Ustalenie bilansu otwarcia polega na sporządzeniu odpowiedniego dokumentu PK (np. w rejestrze PK/BO) i zaksięgowaniu go na okres 00. Na jednym dokumencie PK wprowadzamy salda wszystkich kont. Sumy zapisów po stronie WN i MA powinny być równe sobie (zbilansowane), dopiero wtedy dokument będzie można zaksięgować. Zamknięcie bilansu otwarcia podlega normalnym regułom zamykania okresów. Dopóki okres 00 nie jest zamknięty, dopóty można dopisywać i korygować zapisy na dokumencie PK. Wprowadzanie ręczne bilansu otwarcia dokumentem PK jest sensowne tylko podczas wdrażania systemu. Temat ten został opisany w rozdziale dotyczącym wdrożenia.
