Gospodarka magazynowa WMS w programie magazynowym WMS.net

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Gospodarka magazynowa w ujęciu systemu to zapis: każdy ruch towaru zostawia w WMS dokument, a stan magazynu wynika z dokumentów zatwierdzonych. Strona o gospodarce magazynowej jest pojęciowa i porządkuje zakres tematu oraz podział ról. Ta strona opisuje pracę samego systemu: jakie zapisy powstają od awizacji do wydania, czym dokument różni się od operacji i od stanu, gdzie w programie widać dany ruch i kto odpowiada za zgodność zapisu z półką.

Sąsiednie strony mają własne zadania. Symbole dokumentów i ich obieg opisują dokumenty magazynowe, a rodzaje stanu, na przykład dostępny i zarezerwowany, strona o zarządzaniu stanami magazynowymi. Porównanie systemu z półką prowadzi kontrola stanów magazynowych. Tabela na końcu tej strony zestawia wszystkie te strony razem z pytaniami, na które odpowiadają.

Czym jest gospodarka magazynowa w ujęciu systemu WMS?

Gospodarka magazynowa obejmuje znacznie więcej niż składowanie towaru w wyznaczonym miejscu. Zaczyna się w chwili awizacji dostawy, a kończy wydaniem towaru do klienta, więc wszystko, co dzieje się pomiędzy, da się opisać jako ciąg zapisów. Z punktu widzenia systemu towar istnieje w magazynie tak długo, jak długo istnieje jego zapis, a miejsce i ilość towaru są wynikiem tych zapisów, a nie wartościami wpisywanymi ręcznie.

Dlatego firmy, którym zależy na wiarygodnym stanie, odchodzą od kartki i pamięci pracownika na rzecz systemu klasy WMS (Warehouse Management System), który zapisuje każdy ruch w chwili, gdy się wydarzył. Każdy etap zależy od poprzedniego: towar, który nie został przyjęty dokumentem, nie da się zarezerwować pod zamówienie ani wydać, a wydanie bez zapisu rozjeżdża stan, na którym opiera się następna decyzja. Opóźnienie lub błąd na początku ciągu przenosi się więc na kolejne etapy, i dlatego system ma pokazać problem w chwili, w której powstaje, a nie dopiero przy wysyłce.

Program nie zastępuje przy tym procedur firmy, tylko je zapisuje. Dokumenty powstają w programie, więc nie trzeba ich przepisywać z kartki, a każdy dostaje kolejny numer, dzięki czemu łatwo odnaleźć pojedynczy zapis. Kolejność zbierania towaru podpowiada lista kompletacyjna zgodna z kolejnością lokalizacji, co opisuje strona o kompletacji zamówień.

Jak ruch towaru zostaje zapisany od awizacji do wydania?

Poniższy schemat pokazuje sześć zapisów, które powstają na drodze jednej dostawy od zapowiedzi do wydania. Każdy ma swoje miejsce w programie, ale tylko dwa zmieniają stan systemowy: zatwierdzone PZ zwiększa go o przyjętą ilość, a zatwierdzone WZ zmniejsza o wydaną. Zlecenie i dokument w buforze niczego nie zmieniają w stanie systemowym, a rezerwacja zmniejsza tylko stan dostępny. Zmiana lokalizacji przenosi towar na inny adres bez zmiany sumy.

Zapis zaczyna się od awizacji. Dostawę zapowiada zlecenie ZPZ z numerem awizo, które może zapisać kontrahent w module internetowym albo przyjść z ERP. Dane z awizo przepisują się do dokumentu PZ w buforze, więc magazynier nie wpisuje ich drugi raz. Zapowiedź i okna rozładunku opisuje strona o awizacji dostaw.

Miejsce odłożenia też jest częścią zapisu. O adresie rozstrzygają cechy towaru, przede wszystkim rotacja i gabaryty, a nie samo wolne miejsce, co szczegółowo opisuje strona o rozmieszczeniu towarów w magazynie. W Studio WMS.net lokalizację wpisuje się w pozycji dokumentu PZ albo PZB, system podpowiada miejsce na podstawie gabarytów i rotacji, a magazynier potwierdza je skanem etykiety lokalizacji.

Po stronie wydania zlecenie ZWZ po zatwierdzeniu rezerwuje towar, a dokument WZ powstaje najpierw w buforze. Zatwierdzenie WZ jest możliwe po zatwierdzeniu skojarzonej zmiany lokalizacji i po wpisaniu kodu autoryzacji, a po nim program wysyła kontrahentowi e-mail z potwierdzeniem wydania. Gdy zlecenie nie wskazuje partii, system dobiera towar według FEFO albo FIFO, więc zapis partii i terminu ważności w PZ decyduje o tym, co dostanie do pobrania magazynier. Zasady rotacji opisuje strona o partiach produkcyjnych i datach ważności, a cały cykl wydania strona o wydaniu z magazynu.

Tabela przypisuje każdemu etapowi zapis i miejsce w programie, w którym go widać. Dzięki temu kierownik może prześledzić drogę towaru w menu, a nie pytać magazynierów, co się z nim stało.

Czym różnią się dokument, operacja i stan?

Trzy słowa mylą się najczęściej, a pomyłka kosztuje: towar, który stoi na rampie, bywa uznany za przyjęty, choć program jeszcze go nie widzi. W menu Studio WMS.net nie ma pozycji o nazwie operacja. To słowo porządkujące: oznacza fizyczną czynność na towarze, taką jak rozładunek albo odłożenie na regał. Dokument jest zapisem tej czynności, a stan jest wynikiem dokumentów. Cztery etapy życia jednego ruchu wyglądają tak:

• Zapowiedź. Zlecenie ZPZ albo ZWZ opisuje, co ma się wydarzyć. Nie zmienia stanu systemowego, a zlecenie wydania po zatwierdzeniu rezerwuje towar, czyli zmniejsza tylko stan dostępny.
• Dokument w buforze. PZ albo WZ w stanie roboczym czeka na realizację i weryfikację. Przy przyjęciu towar fizycznie stoi w magazynie, ale dla programu jeszcze go nie ma.
• Zatwierdzenie. Zamyka dokument i zmienia stan: przyjęcie go zwiększa, a wydanie zmniejsza. Zmiana lokalizacji przenosi towar na inny adres bez zmiany sumy.
• Korekta. Zatwierdzonego dokumentu się nie kasuje. Błąd poprawia dokument korygujący, który odwołuje się do oryginału i dopisuje różnicę, więc w historii zostają oba zapisy.

Bufor jest miejscem, w którym błąd wychwytuje się przed zatwierdzeniem, bo po zatwierdzeniu poprawia się go korektą. Dokument WZ w buforze wymaga akceptacji realizacji, zanim program zarejestruje kolejne operacje na towarze, a do tego czasu nie zmienia stanu magazynowego. W menu każdego rodzaju dokumentu bufor ma osobną pozycję z liczbą dokumentów czekających na zatwierdzenie, dlatego kierownik widzi od razu, ile zapisów jeszcze nie jest ruchem.

Dwa rodzaje dokumentów zasługują na osobne zdanie, bo są ruchem, choć nie zmieniają sumy stanu. Zmiana lokalizacji ZL zapisuje, że paleta przeszła z jednego adresu na drugi. Przesunięcie do drugiego magazynu firmy zapisują dwa dokumenty: Mw zmniejsza stan magazynu wysyłającego, a Mp zwiększa stan przyjmującego. Między nimi towar jest w drodze, a program ma osobne pozycje dla przyjęć oczekujących i dla różnic w odbiorze.

Jak ruch trafia do systemu w chwili, gdy się wydarza?

Zapis ma wartość tylko wtedy, gdy powstaje razem z ruchem. Skan kodu przy lokalizacji i przy towarze zatrzymuje operację z błędnym kodem, zanim zapis się zmieni, więc pomyłka wychodzi przy regale, a nie przy wysyłce. Magazynier z terminalem z systemem Android ma przy sobie swoje zadania i raportuje postępy tam, gdzie wykonuje pracę, bez wracania do stanowiska komputerowego. Urządzenie opisuje strona o terminalu Android, a program na nim strona o aplikacji magazynowej na Androida. Starsze systemy mobilne wycofano.

Skanowanie kodów kreskowych zastępuje ręczne wpisywanie numerów, a zapis w programie zastępuje papierowy obieg dokumentów, więc informacja trafia od magazynu do biura bez przepisywania. Ten sam zapis widać w przeglądarce: program działa w modelu SaaS, więc kierownik nie potrzebuje osobnej instalacji. Operator logistyczny może udostępnić właścicielom towaru ich stany i dokumenty, a model pracy w przeglądarce opisuje strona o WMS w chmurze.

Kiedy ewidencja i półka się różnią, a kiedy to błąd?

Ewidencja to stan zapisany w systemie, a rzeczywistość to to, co leży w lokalizacji w chwili liczenia. Obie liczby powinny się zgadzać, ale nie każda chwilowa różnica jest błędem. Cztery sytuacje trzeba umieć rozróżnić:

• Przyjęcie w buforze. Towar stoi w magazynie, a PZ czeka na zatwierdzenie, więc w stanie go jeszcze nie ma.
• Towar w drodze. Dokument Mw wysłano, a Mp w magazynie docelowym nie zatwierdzono.
• Wydanie w toku. Towar skompletowano i przeniesiono do strefy przyrampowej, a WZ czeka na zatwierdzenie, więc stan jeszcze nie spadł.
• Błąd. Różnicy nie tłumaczy żaden dokument w buforze ani towar w drodze, więc trzeba ją wyjaśnić i skorygować dokumentem.

Pierwsze trzy sytuacje znikają po zatwierdzeniu dokumentów, dlatego przed szukaniem błędu sprawdza się bufory. Dopiero rozbieżność, która zostaje po ich opróżnieniu, trafia do wyjaśnienia. Kolejność wyjaśniania i rodzaje przyczyn opisuje kontrola stanów magazynowych, a pętlę od skanu do korekty strona o kontroli zapasów.

Różnicę wykrywa spis. Pełny spis zazwyczaj robi się raz w roku, a jego termin i zakres ustala księgowość. Między spisami pomaga liczenie cykliczne wybranych lokalizacji albo grup asortymentu na terminalach, które nie musi wstrzymywać pracy całego magazynu, a rozbieżność wychodzi na jaw, zanim narośnie. Zasady spisów z natury opisuje osobna strona.

Wynik spisu nie poprawia stanu ręcznie, tylko powstaje jako dokumenty: RI dla niedoboru i PI dla nadwyżki. Menu inwentaryzacji ma dla nich osobne pozycje, a także listę dokumentów w buforze. Ruch nie zawsze ma dokument, bo towar bywa uszkodzony albo zużyty bez żadnego zapisu, i wtedy w historii operacji widać brak ruchu w okresie. Wyjaśnienie takiej różnicy trzeba zapisać razem z korektą, bo po zatwierdzeniu zostaje ślad w historii. Pełny przebieg spisu opisuje strona o inwentaryzacji magazynu.

Jak odtworzyć drogę jednej palety z dokumentów?

Ewidencja oparta na dokumentach ma praktyczną zaletę: o każdej palecie da się powiedzieć, co się z nią działo, bez rozmowy z magazynierami. Poniższy przykład jest ilustracyjny. Kierownik zauważa, że w lokalizacji, w której system pokazuje paletę z określonej partii, regał jest pusty. Sprawdza to w czterech krokach:

• Otwiera bufory dokumentów i szuka w nich dokumentu z tą paletą, bo zapis w buforze jeszcze nie zmienił stanu.
• Wyszukuje dokumenty po numerze nośnika albo po numerze partii. Formularz Szukaj obejmuje wszystkie typy dokumentów, więc od razu widać PZ, kolejne zmiany lokalizacji i ewentualne wydanie.
• Jeśli ostatni zapis to ZL na inny adres, paleta stoi w innym miejscu i wystarczy ją tam znaleźć, a stan nie wymaga korekty.
• Jeśli ostatni zapis to zatwierdzone WZ, paleta wyjechała z magazynu i sprawa dotyczy wydania. Gdy żaden dokument nie tłumaczy braku, zostaje wyjaśnienie i korekta dokumentem.

Kto odpowiada za stan zapisany w systemie?

System nie odpowiada za stan, tylko dostarcza dowodu. Każdy pracownik pracuje na własnym koncie, a program zapisuje, kto wykonał operację i kiedy, na przykład przy zmianie lokalizacji ZL. Historia pozwala odtworzyć drogę palety i wskazać miejsce, w którym powstała różnica, a nie osobę do obwinienia. Formularz Szukaj pozwala znaleźć dokumenty także po użytkowniku, więc ruchy jednej osoby da się zestawić bez przeglądania rejestrów.

Kto zatwierdza dokument, zależy od uprawnień. W typowym obiegu przyjęcie i wydanie zatwierdza magazynier, a dokumenty rozchodu wewnętrznego i korekty osoba z odpowiednim uprawnieniem, zwykle kierownik magazynu. Administrator ustawia dostęp do transakcji osobno dla każdego użytkownika, więc pracownik magazynu może na przykład nie widzieć rejestru wszystkich dokumentów WZ, a tylko te, które czekają na jego realizację. Zasady nadawania dostępu opisuje strona o uprawnieniach per użytkownik.

Dobra praktyka oddziela liczącego od zatwierdzającego: kto liczył towar przy spisie, ten nie zatwierdza korekty własnego liczenia. Arkusz spisu po zamknięciu przestaje przyjmować zmiany, więc wszystkie wyjaśnienia kończy się przed zamknięciem. Dostęp do towaru, który wymaga ostrożniejszego traktowania, ogranicza się osobną strefą i uprawnieniami, a nie samą ewidencją.

Odpowiedzialność materialna pracownika za braki to osobna sprawa. Wynika z przepisów prawa pracy i z umowy, więc zasady ustala firma razem z księgowością, a system pomaga tym, że zapis wskazuje, kto i kiedy wykonał operację. Zakres zapisu ma granice: czy dziennik zdarzeń obejmuje zmiany samych uprawnień, trzeba sprawdzić na konkretnej instalacji.

Jak WMS i ERP dzielą się zapisem ruchu towaru?

Ważnym elementem wdrożenia jest współpraca z nadrzędnym systemem zarządzania przedsiębiorstwem (ERP). Podział jest prosty: ERP odpowiada na pytanie, ile towaru ma firma i ile jest on wart, a WMS na pytanie, gdzie dokładnie leży i w jakim jest stanie. Zlecenia ZPZ i ZWZ mogą przychodzić z ERP, a po zatwierdzeniu do ERP wracają potwierdzenia PZ i WZ z faktycznie przyjętymi i wydanymi ilościami.

Zamówienie złożone przez handlowca trafia więc do magazynu jako zlecenie wydania, a zatwierdzone WZ jest podstawą do faktury. Przesunięcia między lokalizacjami zostają w WMS, bo ERP nie widzi regałów. Krótka różnica między stanami w obu systemach nie musi być błędem, bo ERP często aktualizuje się rzadziej, ale różnica trwała oznacza, że któryś dokument nie dotarł. Dzięki wspólnym dokumentom biuro i magazyn pracują na tych samych zapisach, a ryzyko rozbieżności między stanem faktycznym a księgowym maleje.

Dane z obu systemów trafiają do zestawień, które opisuje strona o raportowaniu w magazynie. Podział obliczeń między program magazynowy a ERP ustala analiza przedwdrożeniowa, a techniczne zasady wymiany danych omawia strona o integracji systemów informatycznych.

Którą stronę o gospodarce magazynowej otworzyć dalej?

Kilka stron serwisu dotyka tego samego tematu z różnych stron. Ta strona pokazuje, co zapisuje system, a tabela wskazuje, do czego służą pozostałe.