Nowoczesne standardy generowania dokumentacji magazynowej

Technologia stojąca za elastycznymi wydrukami w systemach WMS

Współczesne oprogramowanie magazynowe odchodzi od sztywnych, zaszytych na stałe formularzy na rzecz elastycznych rozwiązań opartych na otwartych standardach. Wykorzystanie formatów takich jak RDL (Report Definition Language) oraz RDLC (Client Report Definition) pozwala na pełną swobodę w definiowaniu wyglądu dokumentów. Pliki te w rzeczywistości stanowią struktury XML, które precyzyjnie opisują układ elementów, źródła danych oraz logikę prezentacji informacji. Dzięki temu administratorzy systemu mogą modyfikować szablony bez konieczności ingerencji w kod źródłowy samej aplikacji. Użycie narzędzi takich jak Microsoft Report Builder w wersji 3.x umożliwia wizualne projektowanie raportów, co znacznie przyspiesza proces wdrażania zmian. Projektant otrzymuje do dyspozycji intuicyjny interfejs, w którym metodą „przeciągnij i upuść” rozmieszcza pola z bazy danych na wirtualnej kartce papieru.

Zastosowanie standardu XML w definicjach raportów otwiera drogę do zaawansowanego sterowania logiką wydruku. Systemy klasy WMS potrafią dynamicznie dobierać odpowiedni szablon w zależności od kontekstu operacji, na przykład rodzaju dokumentu czy kontrahenta. Pliki RDL przechowują nie tylko informacje o statycznym tekście, ale również skomplikowane wyrażenia sterujące widocznością poszczególnych sekcji. Oznacza to, że ten sam plik wzorcowy może służyć do generowania prostego potwierdzenia wydania, jak i szczegółowej specyfikacji z kodami kreskowymi, w zależności od przekazanych parametrów wejściowych. Takie podejście eliminuje potrzebę utrzymywania dziesiątek niemal identycznych plików, co znacząco upraszcza zarządzanie infrastrukturą IT w dużych przedsiębiorstwach logistycznych.

Personalizacja i budowanie tożsamości wizualnej firmy

Możliwość pełnej edycji szablonów wydruków ma fundamentalne znaczenie dla budowania profesjonalnego wizerunku operatora logistycznego. Firmy mogą bez przeszkód implementować własne logotypy, dobierać firmową kolorystykę oraz definiować kroje czcionek zgodne z księgą znaku. Dostosowanie nagłówków i stopek dokumentów pozwala na umieszczenie w nich niezbędnych danych kontaktowych, reklamowych lub prawnych, które są wymagane w obrocie handlowym. Edytor raportów pozwala na precyzyjne określenie marginesów oraz rozmieszczenia elementów graficznych, co gwarantuje, że wydruk będzie wyglądał estetycznie niezależnie od użytej drukarki. Dbałość o detale na dokumentach takich jak WZ (Wydanie Zewnętrzne) czy etykiety logistyczne buduje zaufanie klientów i partnerów biznesowych.

Poza aspektami wizualnymi, personalizacja obejmuje również dostosowanie zawartości merytorycznej do specyficznych potrzeb procesu. Administratorzy mogą decydować, które kolumny z bazy danych mają pojawić się na wydruku, a które powinny zostać ukryte dla określonych grup użytkowników. System umożliwia definiowanie szerokości tabel, formatowania liczb, dat oraz walut, co zapewnia czytelność prezentowanych danych. Istnieje również opcja dodawania specjalnych elementów funkcjonalnych, takich jak kody kreskowe generowane dynamicznie na podstawie numerów referencyjnych towarów. Dzięki temu dokument papierowy staje się integralną częścią cyfrowego obiegu informacji, umożliwiając szybkie skanowanie i identyfikację partii towaru na kolejnych etapach łańcucha dostaw.

Automatyzacja obiegu dokumentów i procesów archiwizacji

Sterowanie formatami wyjściowymi i ścieżkami zapisu

Zaawansowane systemy magazynowe oferują szerokie możliwości parametryzacji procesu generowania plików, co pozwala na automatyzację wielu rutynowych czynności biurowych. Poprzez odpowiednie skonfigurowanie parametrów w adresie wywołującym raport, użytkownik lub automat może wymusić konkretny format pliku końcowego. Najczęściej wykorzystywanym standardem jest format PDF, który gwarantuje niezmienność wyglądu dokumentu na każdym urządzeniu, jednak system obsługuje również eksport do arkuszy kalkulacyjnych XLS. Taka funkcjonalność jest niezwykle przydatna w sytuacjach, gdy odbiorca potrzebuje danych w formie umożliwiającej dalszą edycję i analizę. Decyzja o formacie zapada w momencie wywołania funkcji drukującej, co daje dużą elastyczność w bieżącej pracy operacyjnej.

Istotnym aspektem zarządzania dokumentacją jest kontrola nad miejscem fizycznego zapisu wygenerowanych plików na serwerze. System wykorzystuje zmienne parametry do dynamicznego tworzenia struktur katalogów, co pozwala na logiczne uporządkowanie tysięcy plików powstających każdego dnia. Na przykład, dokumenty mogą być automatycznie kierowane do folderów takich jak „App_Pdf” lub „App_Xls”, w zależności od ich formatu. Co więcej, mechanizm archiwizacji potrafi tworzyć podfoldery oparte na unikalnych numerach referencyjnych (np. ID kontrahenta czy numerze sprawy), co w przyszłości ułatwia szybkie odnalezienie konkretnego pliku. Takie rozwiązanie eliminuje chaos w plikach i zapewnia porządek w cyfrowym archiwum bez konieczności ręcznego segregowania dokumentów przez pracowników.

Mechanizmy automatycznej dystrybucji i obsługi załączników

Nowoczesne oprogramowanie magazynowe idzie o krok dalej, integrując proces generowania wydruku z jego natychmiastową dystrybucją do zainteresowanych stron. Wykorzystanie specjalnych parametrów sterujących pozwala na automatyczne zapisanie kopii wydruku w tabelach systemowych jako załącznika do konkretnej transakcji. Funkcja ta sprawia, że plik PDF nie tylko ląduje na dysku serwera, ale zostaje trwale powiązany z rekordem w bazie danych, na przykład z konkretnym wydaniem magazynowym. Dzięki temu każdy uprawniony użytkownik systemu, przeglądając historię operacji, ma natychmiastowy dostęp do cyfrowej wersji dokumentu. Eliminuje to konieczność przeszukiwania zewnętrznych dysków sieciowych czy segregatorów w poszukiwaniu papierowych kopii.

Integracja z modułami zadaniowymi, takimi jak usługi typu ssJOB, pozwala na automatyczne wysyłanie wygenerowanych dokumentów drogą mailową. Po utworzeniu pliku system może samodzielnie zainicjować wysyłkę wiadomości na zdefiniowany adres e-mail, dołączając do niej gotowy dokument PDF. Konfiguracja tego procesu odbywa się poprzez proste parametry, które wskazują systemowi, jaki kod szablonu wiadomości ma zostać użyty. W efekcie kontrahent otrzymuje powiadomienie o wysyłce towaru wraz z kompletem dokumentów w kilka sekund po zatwierdzeniu operacji przez magazyniera. Rozwiązanie to znacząco przyspiesza przepływ informacji w łańcuchu dostaw, redukuje koszty związane z tradycyjną pocztą i minimalizuje ryzyko zagubienia dokumentacji w transporcie.

Różny szablon może być wykorzystany w zależności do oddziału, magazynu, kontrahenta itp.

Program uruchamiając transakcję wydruku dokumentu (rdlc\wydruk_refno.aspx) musi przekazać jako parametry symbol typdok (nazwę) szablonu jaki ma być wykorzystany do wydruku oraz refno czyli numer referencyjny dokumentu do wydruku. Przykładowo wywołanie szablonu wydruku  dpzle_dok:

typdok=dpzle_dok&refno=

Można tworzyć odpowiednio wiele przycisków i każdy oddzielnie projektować w zależności od potrzeb zmieniając szablon wydruku np. per rola (oddział). W celu wyeliminowania takiej pracy można jako parametr transakcji dodać informacje które posłużą do spersonalizowania wyboru szablonu.

Należy podać 2 dodatkowe parametry:

• kolumna – wartość wskazuje jaka kolumna z tabeli KNKON ma zostać użyta jako identyfikator folderu z szablonem, np. oddzial, skroco, analityka, rejon, nip
• tabela – nazwa tabeli SQL w bazie w której należy szukać dokumentu, którego refno jest przekazywane do drukowania np. dpzle, dpmag.

Przykładowa lista parametrów dla transakcji rdlc/wydruk_refno.aspx

typdok=dpzle_dok&kolumna=oddzial&tabela=dpzle&refno=

W takim wypadku program szuka podfolderu z symbolem oddziału kontrahenta, którego identyfikator NRIDODN jest odczytywany z tabeli dpzle.

Jeżeli klient dla którego drukujemy dokument jest przypisany do oddziału WAW to prorgam będzie szukał szablonu wydruku w folder_główny/WAW/szablon

Klient z oddziału POZ będzie korzystał z folderu zainstalowanego:  folder_główny/POZ/szablon

UWAGA:

• jeżeli nie zostanie odnaleziony szablon w folderze specjalnym to zostanie użyty szablon w głównym folderze.
• System wymaga zapisu w pliku konfiguracyjnym web.config połączenia do bazy raportów (SQL Reporting Services) o nazwie raportyConnectionString np.<add name=”raportyConnectionString” connectionString=”Data Source=Server;Initial Catalog=ReportServer;User Id=User;Password=haslo” providerName=”System.Data.SqlClient” />

Podsumowanie

Dzięki narzędziu SSDT BI i możliwościom tworzenia raportów w różnych formatach, proces raportowania staje się bardziej efektywny i dostosowany do indywidualnych potrzeb biznesowych. Warto wykorzystać te możliwości, aby usprawnić przetwarzanie danych i prezentację informacji w firmie.