System magazynowy - narzędzie do zarządzania operacjami

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Czym jest system magazynowy w praktyce?

System magazynowy to zestaw oprogramowania i zasad pracy, które umożliwiają efektywne zarządzanie przepływem towarów w magazynie. W praktyce sprowadza się to do jednej zasady: z towarem nic się nie dzieje bez zapisu. Dzięki temu firma zna stan zapasów, a kompletacja zamówień idzie sprawniej, bo każdy ruch ma swój dokument.

Oprogramowanie magazynowe pozwala zautomatyzować przyjęcie towaru i jego rozmieszczenie w magazynie, a także kompletację zamówień i przeprowadzanie inwentaryzacji. Dzięki integracji z innymi systemami przedsiębiorstwa, na przykład z systemem ERP, informacje o towarze przepływają dalej bez przepisywania.

Wprowadzenie systemu magazynowego zwiększa wydajność pracy magazynu, bo zapis zastępuje ręczne przepisywanie, a to ogranicza udział czynnika ludzkiego w błędach. System umożliwia też lepsze wykorzystanie przestrzeni magazynowej, co przekłada się na obniżenie kosztów. Dzięki dokładnym danym o stanach firma lepiej planuje zakupy i unika sytuacji, w których brakuje towaru lub leży jego nadwyżka.

Ta strona pokazuje system magazynowy od strony zapisów: co zapisuje w ciągu doby i na jakich danych stoi. Osobno pokazujemy, co zmienia w odpowiedzialności za stan. Budowę techniczną opisuje strona o magazynowym systemie informatycznym. Pełną listę funkcji i dzień pracy podzielony na etapy procesu znajdziesz na stronie o systemie zarządzania magazynem.

Klasę WMS definiuje strona system WMS, a rodzaje oprogramowania i kryteria wyboru omawia strona oprogramowanie magazynowe. Produkt z modułami i porównaniem z arkuszem kalkulacyjnym opisuje program magazynowy. Tutaj nie powtarzamy tych tematów, tylko pokazujemy, jak wygląda zapis jednej doby.

Co system magazynowy zapisuje w ciągu doby pracy?

System obejmuje pełny cykl procesów w magazynie, od przyjęcia towaru po wysyłkę. Każdy etap jest rejestrowany, więc w dowolnym momencie widać, na jakim etapie jest towar lub zamówienie. Doba pracy to siedem zdarzeń, a każde z nich kończy się zapisem, który czyta potem kierownik. Tabela zestawia, co zostaje zapisane i gdzie to widać. Nazwy dokumentów pochodzą ze Studio WMS.net, a w innym wdrożeniu przebieg może się różnić.

Regularna inwentaryzacja, wspierana przez system, pozwala na bieżąco weryfikować zgodność stanów rzeczywistych z danymi zapisanymi w systemie. Spis nie musi zatrzymywać hali, bo arkusz obejmuje tylko wybraną część magazynu, a różnice program liczy sam.

Kierownik zaczyna zmianę od ekranu głównego. Dwa wykresy kołowe pokazują zlecenia według statusu oraz strukturę dokumentów, a wykres słupkowy ranking kontrahentów według liczby palet. Dalsze zestawienia, w tym raporty kierownika i klienta operatora logistycznego, opisuje strona o raportowaniu w magazynie.

Jakie dane stoją w centrum systemu magazynowego?

Wokół każdego zdarzenia z doby krąży pięć rodzajów danych. Kartoteka mówi, czym jest towar, a lokalizacja wskazuje, gdzie on leży. Partia pokazuje, z której dostawy pochodzi. Dokument zapisuje, kto i kiedy ruszył towar, a stan - ile go jest. Pierwsze cztery ktoś zakłada albo zapisuje. Stan jest inny: nie jest polem do wpisania, bo zmienia się dopiero po zatwierdzeniu dokumentu.

Jedno zdarzenie dotyka zwykle wszystkich pięciu rodzajów danych naraz. Przykład ilustracyjny: magazynier przyjmuje paletę towaru z numerem partii i terminem ważności. Dokument PZ zapisuje pozycję przy indeksie z kartoteki, skan miejsca przypisuje lokalizację, a partia i termin trafiają do pozycji dokumentu. Po zatwierdzeniu stan tej lokalizacji rośnie o ilość z palety i nikt nie wpisywał tego osobno.

Dlatego porządek w kartotece i adresach jest ważniejszy niż liczba funkcji. Zasady kartotek opisuje strona o kartotekach magazynowych, a adres miejsca i jego typy strona o lokalizacjach w magazynie. Partię jako dane towaru wyjaśnia strona o numerze partii, a jej działanie w FEFO i przy wycofaniu strona o partiach produkcyjnych i datach ważności.

Co system magazynowy zmienia w odpowiedzialności za stan?

W magazynie bez systemu stan jest tym, co ktoś ostatnio wpisał, więc odpowiada za niego osoba prowadząca zestawienie. W systemie magazynowym stan wynika z zapisów wykonanych w chwili operacji, więc odpowiedzialność przechodzi na tego, kto operację wykonał i potwierdził skanem. W praktyce zmienia się cztery rzeczy.

• Kto zapisuje. Osoba, która wykonuje operację na hali, a nie ta, która później przepisuje kartki w biurze.
• Kiedy zapisuje. W chwili operacji, a błędny skan lokalizacji lub towaru system odrzuca od razu, więc pomyłka nie wraca w raporcie po tygodniu.
• Gdzie szuka się różnicy. W dokumentach i historii lokalizacji, a nie na hali. Wyjaśnienie rozbieżności nie wymaga przeliczania magazynu od nowa.
• Kto poprawia stan. Korektę zapisuje dokument, na przykład arkusz spisu, a raport różnic zatwierdza kierownik.

Ślad zostaje przy każdej operacji. Przesunięcie towaru jest osobnym dokumentem z lokalizacją źródłową i docelową, asortymentem, ilością, operatorem i datą, więc zmianę adresu da się odtworzyć po fakcie. Ten sam mechanizm obejmuje przyjęcia i wydania, a ich dokumenty zestawia strona o dokumentach magazynowych.

Zapis ma wartość, gdy wiadomo, kto go zrobił, dlatego każdy użytkownik dostaje indywidualny login, a administrator ogranicza dostęp według roli. Magazynier pracuje na dokumentach, a kierownik zmiany widzi także statystyki zespołu. Zasady nadawania dostępu opisuje strona o uprawnieniach użytkowników magazynu.

Ten sam zapis może czytać także klient magazynu. U operatora logistycznego panel dla kontrahentów, który jest osobnym modułem, pokazuje właścicielowi towaru jego stany oraz dokumenty przychodu i rozchodu, a polecenia wydania właściciel rejestruje sam. Dostęp przez przeglądarkę dla pracowników i kontrahentów opisuje strona o oprogramowaniu magazynowym.

Jak system magazynowy współpracuje z WMS i ERP?

System WMS to klasa oprogramowania, w której system magazynowy zna adres każdej palety. Monitoruje operacje od przyjęcia towaru po jego wydanie i rejestruje każdy ruch. Stany magazynowe pokazuje w czasie rzeczywistym. Rozmieszczenie towarów wynika z reguł ustawionych w konfiguracji, a nie z pamięci magazyniera, co poprawia wykorzystanie przestrzeni.

System prowadzi proces od przyjęcia po wysyłkę. Pracownicy otrzymują zadania bezpośrednio na terminale mobilne, a system weryfikuje poprawność operacji i automatycznie generuje niezbędną dokumentację magazynową. Umożliwia też planowanie i kontrolę realizacji zamówień.

System magazynowy integruje się z innymi rozwiązaniami informatycznymi przedsiębiorstwa. System WMS współpracuje z systemami ERP oraz platformami sprzedażowymi, a dane są synchronizowane automatycznie, więc ta sama informacja nie jest wpisywana dwa razy. Studio WMS.net wymienia z ERP kartoteki towarowe i dokumenty. Integracja nie jest warunkiem pracy, bo dane można też zaimportować z Excela, ale bez niej kartoteki i dokumenty trzeba przepisywać.

Podział ról między modułem magazynowym ERP a systemem WMS opisuje strona WMS a ERP. System może też współpracować z automatyką magazynową.

Jakie korzyści daje system magazynowy?

Korzyści wdrożenia dzielą się na cztery obszary: automatyzację, czas pracy, kontrolę zapasów i koszty. Każdy z nich wynika z tego samego zapisu, który opisaliśmy wyżej, więc poniżej tylko skutki.

Jak automatyzacja procesów magazynowych wpływa na efektywność?

Automatyzacja skraca wykonanie zadań, bo skan zastępuje wpisywanie, a zapis powstaje w chwili operacji. Mniej błędów, które zwykle wynikają z ręcznego wprowadzania danych, przekłada się na wyższą jakość obsługi i zadowolenie klientów. W ten sposób automatyzacja staje się częścią systemu magazynowego, a nie dodatkiem do niego.

Jakie korzyści płyną z oszczędności czasu?

Rutynowe czynności, takie jak wystawienie dokumentu po wydaniu czy liczenie różnic po spisie, wykonuje program. Pracownicy mają więcej czasu na zadania, których nie da się zautomatyzować, na przykład kontrolę dostawy przy rampie. Dane leżą w jednym miejscu, więc zarządza się nimi szybciej i z mniejszym obciążeniem zespołu.

Jakie korzyści niesie lepsza kontrola zapasów?

Dzięki bieżącemu monitorowaniu stanów i automatycznemu śledzeniu towarów firma szybko reaguje na zmiany zapotrzebowania i widzi braki oraz nadmiary. Politykę zapasów, czyli to, kiedy zamawiać i w jakiej ilości, opisuje strona o kontroli zapasów. To, co o stanie wie sam system, omawia strona o stanach zapasów magazynowych.

Jak optymalizacja kosztów przekłada się na zyski?

Usprawnienie procesów zmniejsza koszty operacyjne i poprawia wykorzystanie zasobów. Mniej pomyłek oznacza mniej poprawek i reklamacji, a krótsza droga magazyniera oznacza mniej godzin na to samo zamówienie. Efektywne zarządzanie zapasami pozwala podejmować lepsze decyzje finansowe, a to wpływa na rentowność.

Po czym poznać, że magazyn potrzebuje systemu magazynowego?

Zamiast czekać na rozbieżność po spisie, zadaj magazynowi cztery pytania i zmierz, ile trwa odpowiedź. Jeśli na którekolwiek trzeba odpowiadać telefonami do hali albo przeglądaniem kartek, zapis ruchów jest za słaby.

• Gdzie leży teraz konkretna paleta albo partia towaru?
• Z której dostawy pochodzi towar na tej palecie i kiedy traci ważność?
• Kto ostatni ruszył ten towar i na jakim dokumencie?
• Co z ostatniej dostawy przyjechało inaczej, niż zamówiono?

Klasyczne sygnały, takie jak rozjazd stanów po spisie czy wstrzymywanie hali na czas inwentaryzacji, zestawiają strony program magazynowy i system WMS, razem z porównaniem arkusza i systemu. Tutaj zostają pytania kontrolne, bo odpowiedź na nie nie zależy od liczby indeksów.

System nie uporządkuje magazynu, w którym kartoteki i adresy lokalizacji są nieustalone. Jego zapisy są prawdziwe tylko wtedy, gdy każdy ruch towaru ma dokument, a towar zdjęty z regału bez dokumentu wydania zafałszuje każdy późniejszy raport. Dlatego kartoteki i adresy ustala się przed uruchomieniem, co obejmuje analiza przedwdrożeniowa.

Którą stronę o systemie magazynowym otworzyć dalej?

Strony o systemach magazynowych odpowiadają na różne pytania, więc tabela wskazuje, od której zacząć.