Potwierdzenie z linku w wiadomości: osoba bez konta potwierdza pozycje jedna po drugiej

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Na tej stronie odbiorca potwierdza pozycje jedna po drugiej, a dokument zamyka osobnym przyciskiem.

W opisywanym wdrożeniu odbiorca narzędzi dostaje wiadomość z linkiem do strony, na której bez logowania potwierdza pozycje osobno. Zatwierdzenie następuje dopiero przy zamknięciu dokumentu: w przesunięciu i likwidacji pozycje niepotwierdzone są wtedy anulowane, a w wydaniu z terminem zwrotu zostaje wiersz wydania do wyjaśnienia przez magazyniera.

Dla Twojej firmy ważne jest, którzy odbiorcy mają potwierdzać dokumenty bez konta i co ma się stać z pozycją, której odbiorca nie potwierdzi. Pytania na końcu strony pomagają to ustalić.

Wiadomość z linkiem zastępuje konto w programie

Według dokumentacji wdrożenia osoby odbierające narzędzia nie będą użytkownikami programu, a przyjęcie i przesunięcie ma potwierdzać formularz otwierany z linku w wiadomości. Dokumentacja przewiduje też, że zmiana stanu następuje dopiero po potwierdzeniu. Te założenia tłumaczą, dlaczego potwierdzenie odbywa się na stronie otwieranej z linku, a nie na zwykłych ekranach programu.

Zatwierdzenie dokumentu przesunięcia nadaje dokumentowi numer i zapisuje w kolejce dwie wiadomości. Do osoby wydającej trafia lista pozycji, bez linku, a do osoby przyjmującej zdanie „Proszę o potwierdzenie przyjęcia.” oraz link do strony potwierdzenia. Obie wiadomości mają w kolejce stan oczekiwania na wysłanie.

Link składa przeglądarka z adresu witryny zapisanego w parametrach systemu. Wśród komunikatów, które ekran pokazuje przed zapisem przesunięcia, jest „Blokada zapisania. Brak nr serii w pozycjach.”, a samo zatwierdzenie poprzedza pytanie o dokument i wiadomość z potwierdzeniem. Ogólny opis modułu dostępnego w przeglądarce prowadzimy w artykułach o programie magazynowym online i o module internetowym dla kontrahentów.

Strona potwierdzenia pokazuje pozycje i przyciski przy każdej z nich

Strona pokazuje pozycje dokumentu przyjęcia: nazwę z numerem serii oraz ilość. Przy pozycji stoi przycisk „Potwierdź”, a po kliknięciu pozycja dostaje opis „Pozycja potwierdzona” i przycisk „Anuluj”. Przycisk „Anuluj” cofa potwierdzenie pozycji, a nie jej odrzuca.

Na makiecie strona nie ma menu, a pod instrukcją z dwóch zdań widać przycisk „Zatwierdź i wyślij” nad listą pozycji. Poniżej stoją trzy wiersze pozycji: pierwsza linia wiersza to nazwa z numerem serii, druga to ilość z przyciskiem „Potwierdź” albo napis „Pozycja potwierdzona” z przyciskiem „Anuluj”.

Potwierdzenie pozycji zapisuje datę i godzinę na obu wierszach pary, czyli na wierszu wydania i na wierszu przyjęcia tej samej pozycji. Pozycja potwierdzona to więc pozycja z zapisaną datą i godziną potwierdzenia.

Zamknięcie dokumentu rozstrzyga pozycje bez potwierdzenia

Przycisk „Zatwierdź i wyślij” pyta o zamknięcie dokumentu i prosi o potwierdzenie zamknięcia. Treść pytania zapisujemy poniżej.

„Zamykając dokument zatwierdzasz status wszystkich pozycji wymienionych w dokumencie.”

Pary potwierdzone stają się zatwierdzone, pary niepotwierdzone są anulowane, a historia dokumentu dostaje wpis o potwierdzeniu dokumentu. Po zamknięciu strona pokazuje komunikat „Dokument został zamknięty”. Po ponownym wejściu w link, gdy dokument ma datę potwierdzenia, pojawia się komunikat „Dokument został potwierdzony.” i nie ma już przycisków.

Skutek zamknięcia zależy więc od rodzaju dokumentu. W przesunięciu i likwidacji niepotwierdzona pozycja jest anulowana, a w przyjęciu do magazynu pracownika zamknięcie ustawia tylko datę potwierdzenia.

Przy przyjęciu do magazynu pracownika pozycje niepotwierdzone po zamknięciu trafiają do zestawienia, z którego magazynier wywołuje „Korektę pozycji”. Ekran sprawdza, czy wpisano uwagę, i w przeciwnym razie pokazuje komunikat „Zapisz uwagi!”. Przed zapisem pada pytanie „Czy na pewno chcesz zapisać dokumenty korygujące?”. Procedura wystawia wtedy rozchód ze stanu pracownika i przyjęcie na osobne konto. Następnie oznacza pozycję jako skorygowaną i wpisuje historię.

Wydanie z terminem zwrotu zostawia stronę wydającego do wyjaśnienia

W wydaniu z terminem zwrotu zamknięcie anuluje tylko wiersz przyjęcia pozycji niepotwierdzonej. Wiersz wydania zostaje i pojawia się w zestawieniu pozycji nieprzyjętych, w którym potwierdzenie jest puste, a data potwierdzenia ustawiona. Różni się to od przesunięcia, w którym anulowana jest cała para wierszy.

Pozycję nieprzyjętą wyjaśnia magazynier w osobnym oknie. Cztery elementy tego okna i jego skutku zestawiamy poniżej.

• Pole „Wyjaśnione”: gdy pole nie jest zaznaczone, ekran pokazuje komunikat „Zaznacz pole!”.
• Uwaga: tekst do 200 znaków.
• Wiersz wydania: dostaje status anulowany.
• Notatki i historia: uwaga trafia do notatek dokumentu, a historia dostaje wpis „Wyjaśnienie”.

Tytuł notatki „Pozycja odrzucona” dotyczy tego wyjaśnienia i nie oznacza, że przycisk „Anuluj” odrzuca pozycję na stronie potwierdzenia. Ślad po wyjaśnieniu zostaje więc w notatkach dokumentu i w historii. Inny przepływ dokumentów między oddziałami opisujemy w artykule o zleceniu transportowym w oddziałach.

Podobny wzorzec zatwierdza likwidację i adnotację do narzędzia

Podobny wzorzec stoi za stroną likwidacji i za stroną adnotacji do narzędzia. Na stronie likwidacji pozycje potwierdza dyrektor oddziału, a zamknięcie anuluje pozycje niepotwierdzone. Kontrolę stanu na tej stronie opisujemy w artykule o odejściu pracownika i likwidacji.

• Likwidacja: pozycje potwierdzone są zatwierdzone przy zamknięciu, a pozostałe anulowane.
• Adnotacja do narzędzia: jeden przycisk „Zatwierdź adnotację” dla całej listy, bez potwierdzania pozycji osobno.

Strona adnotacji identyfikuje dokument numerem serii. Pokazuje listę adnotacji; wiersze zawierają opis i numer serii, a także inne dane adnotacji. Przy przycisku pojawia się pytanie „Zatwierdzasz wszystkie adnotacje wymienione w dokumencie.”, które dotyczy całej listy.

Co sprawdzić przed użyciem strony bez logowania

Potwierdzenie z linku nie jest zabezpieczeniem i nie ustala, kto kliknął. Ponowne wejście w link po zamknięciu dokumentu pokazuje komunikat „Dokument został potwierdzony.”, więc link nie jest jednorazowy i nie wygasa po zamknięciu. Program zapisuje wiadomości w kolejce, a ta strona nie opisuje ich wysyłki.

• Wpis w konfiguracji: strona uruchamia się tylko dla ekranów wpisanych do pracy bez logowania; serwer sprawdza ten wpis i parametr dostępu.
• Odmowa serwera: przy niezgodności serwer odmawia komunikatem tekstowym.
• Parametr z adresem witryny: gdy go brak, ekran zatrzymuje się komunikatem „Brak parametrów serwera proxy!”.
• Strona adnotacji: nie ma potwierdzania pozycji osobno, więc opisany wzorzec nie obejmuje jej w całości.

Przykład (dane wymyślone). Odbiorca dostaje wiadomość o przesunięciu trzech narzędzi i otwiera link. Strona pokazuje trzy pozycje, każdą z przyciskiem „Potwierdź”. Odbiorca potwierdza dwie pozycje. Przy trzeciej klika „Potwierdź”, a po chwili „Anuluj”, bo okazuje się, że narzędzia nie dostał.

Przycisk „Anuluj” cofa potwierdzenie tej pozycji, a nie jej odrzuca. Odbiorca naciska „Zatwierdź i wyślij” i potwierdza pytanie o zamknięcie dokumentu. Dwie pozycje stają się zatwierdzone, a trzecia jest anulowana. Gdy ten sam link zostanie otwarty ponownie, strona nie pokazuje listy ani przycisków, a komunikat „Dokument został potwierdzony.” stoi pod tytułem dokumentu.

Cztery pytania do analizy w Twojej firmie

Odpowiedzi na te pytania nie są faktami z opisywanego wdrożenia, tylko tematami do ustalenia w Twojej firmie.

1. Którzy odbiorcy w Twojej firmie mają potwierdzać dokumenty bez konta i jakich danych o tym potwierdzeniu potrzebujesz w historii dokumentu?
2. Co ma się stać z pozycją, której odbiorca nie potwierdzi do zamknięcia dokumentu?
3. Kto w magazynie wyjaśnia pozycje nieprzyjęte i w jakim terminie?
4. Jak długo wiadomość z linkiem ma pozostawać aktualna po zamknięciu dokumentu?