Studio WMS.net śledzi partię od przyjęcia do wydania: wydaje towar według FEFO, a przy wycofaniu z rynku wskazuje odbiorców każdej partii i jej dostawcę.
Jak WMS prowadzi partie i daty ważności
Studio WMS.net śledzi partię od przyjęcia do wydania: wydaje towar według FEFO, a przy wycofaniu z rynku wskazuje odbiorców każdej partii i jej dostawcę. Całość opiera się na dwóch wartościach zapisanych przy każdej dostawie: numerze partii i terminie ważności. Program wiąże je z paletą i lokalizacją, a przez dokument także z dostawcą. W każdej chwili widać więc, gdzie leży towar z danego cyklu produkcyjnego i do kiedy nadaje się do sprzedaży.
Zarządzanie partiami nie kończy się na stanie magazynowym. System przypomina o zbliżających się terminach przydatności i stosuje zasady FEFO oraz FIFO przy przydziale miejsc i wydań. Raporty rotacji pokazują, jak szybko schodzi każda partia. Lista partii z krótkim terminem od razu wskazuje, co trzeba sprzedać w pierwszej kolejności.
Wdrożenie WMS porządkuje też kontrolę jakości produktów. Magazynier widzi historię partii razem z dokumentacją jakościową i może wstrzymać wydania wadliwej partii, gdy tylko pojawi się niezgodność. Program drukuje etykiety z danymi towaru, a dokumenty potrzebne na audyt przygotowuje z zapisanych zdarzeń. Identyfikowalność obejmuje całą drogę produktu, od przyjęcia surowców do dostawy do klienta końcowego.
Dane z partii zasilają również analizę. Program porównuje historię rotacji kolejnych partii i na jej podstawie podpowiada poziomy zapasów. Alerty wskazują partie, które wymagają inwentaryzacji, a terminy ważności wchodzą do planowania zamówień.
Numer partii i termin ważności w kartotece i na dokumencie
Zasady kontroli ustawia się już w kartotece towaru. Zakładka Inne w formularzu asortymentu ma dwa pola wyboru: Wymagana seria oraz Wymagana data ważności. Po ich zaznaczeniu program wymusza te dane podczas operacji magazynowych, więc towar objęty partią nie wejdzie na magazyn bez numeru i terminu. Samo pojęcie omawia strona o numerze partii.
Dane partii wpisuje się w pozycji dokumentu przyjęcia. W przyjęciu bezpośrednim (PZB) pozycja łączy towar z konkretną paletą. Obok stoją pola numeru partii i terminu ważności, a dalej data produkcji i ilość.
Dane partii nie powinny być przepisywane ręcznie. Kody kreskowe 1D i 2D skracają przyjęcie, a kod 2D, na przykład QR, mieści więcej informacji niż kod liniowy, między innymi numer partii i datę ważności. Operator skanuje karton terminalem, a system przypisuje odczytane dane do dokumentu przyjęcia do magazynu.
W standardzie GS1 numer partii nosi identyfikator aplikacji (10), a termin ważności identyfikator (17). Zasady kodowania opisuje organizacja GS1 Polska, a etykietę palety z numerem SSCC omawia strona o etykietach logistycznych w standardzie GS1.
Sam termin ma dwa oblicza. Na opakowaniu stoi albo data, do której towar wolno sprzedać, albo data, do której zachowuje pełną jakość. Pierwsza jest limitem bezpieczeństwa i po jej upływie towar blokuje się bezwzględnie. O drugiej decyzję podejmuje dział jakości lub handlowy, dlatego magazyn powinien wiedzieć, którą datę ma przed sobą.
Śledzenie partii od przyjęcia do wydania
Historia partii powstaje ze zdarzeń. Każde z nich zostawia w bazie wiersz z numerem partii, dzięki czemu łańcuch da się odczytać w obu kierunkach: od dostawcy do klienta albo odwrotnie. Schemat pokazuje ogniwa i dane, które przy nich zapisano.
Tabela rozpisuje te same ogniwa na zdarzenia magazynowe. Przy każdym widać, jakie dane partii pojawiają się w systemie i co z nich wynika dla dalszej pracy.
| Zdarzenie | Dane partii | Skutek |
|---|---|---|
| Przyjęcie dostawy (PZ, PZB) | Numer partii i termin ważności z etykiety dostawcy | Partia dostaje wpis w bazie, powiązany z dokumentem i dostawcą |
| Odłożenie na lokalizację | Numer palety (SSCC) i adres miejsca | Wiadomo, gdzie leży każda sztuka z partii |
| Kontrola jakości przy przyjęciu | Status palety | Paleta czeka na decyzję i nie wchodzi do kompletacji |
| Przesunięcie między lokalizacjami | Ta sama partia, nowy adres | Zmienia się miejsce, a numer i termin zostają bez zmian |
| Wydanie według FEFO (ZWZ, WZ) | Lokalizacja i ilość z pozycji wydania | Przez paletę da się dojść do partii, z której zdjęto towar |
| Wydanie klientowi | Kontrahent i data na dokumencie WZ | Powstaje lista odbiorców partii na wypadek wycofania |
Podstawą łańcucha jest paleta. Ewidencja palet w Studio WMS.net przypisuje jej numer SSCC i lokalizację, a do tego zawartość i status. Operator widzi, które palety czekają na odłożenie, a które zablokowano do kontroli jakości.
FEFO i FIFO przy wydawaniu towaru
FIFO wydaje towar, który przyjęto najwcześniej. FEFO patrzy na termin ważności: pierwszy wychodzi ten towar, który najszybciej traci ważność, nawet jeśli dojechał do magazynu później. Przy produktach z krótkim terminem różnica bywa bardzo duża.
Weźmy dwie dostawy tego samego artykułu. Dostawa z poniedziałku ma termin ważności 20 maja, dostawa z wtorku 12 maja. FIFO wyda najpierw poniedziałkową, FEFO wtorkową, bo ta wcześniej straci ważność. Przy FIFO wtorkowa partia może się przeterminować na regale. W magazynie z chłodnią i mroźnią FEFO łączy się ze strefami temperaturowymi, co opisuje strona o WMS dla łańcucha chłodniczego, a minimalny pozostały termin z umów z sieciami handlowymi omawia strona o WMS dla branży FMCG.
- FIFO - kolejność wynika z daty przyjęcia, więc wystarcza dla towarów, których ważność nie wpływa na sprzedaż.
- FEFO - kolejność wynika z terminu ważności zapisanego przy partii i działa tylko wtedy, gdy termin podano przy każdym przyjęciu.
FEFO jest tak dobre, jak dane o terminach. Partia przyjęta bez terminu ważności nie ma jak wejść do kolejki, więc brak tej daty trzeba zatrzymać przy przyjęciu, a nie przy wydaniu.
Kolejność wydawania nie jest jedynym warunkiem. Odbiorcy często zastrzegają w umowie minimalny pozostały okres ważności, więc przy kompletacji trzeba sprawdzić dwie rzeczy: czy partia jest najstarsza i czy jej pozostały termin mieści się w umowie. Dokument wydania z magazynu zamyka ten wybór i zapisuje, z której lokalizacji zdjęto towar.
Blokada partii i wycofanie z rynku
Wada wykryta po przyjęciu wymaga dwóch działań naraz: zatrzymać to, co jest na stanie, i ustalić, co już wyszło. Pierwsze działanie to blokada partii. Towar zostaje na lokalizacji, ale nie trafia do kompletacji, bo paleta zmienia status. Ewidencja palet w Studio WMS.net pokazuje takie palety jako oczekujące na kontrolę jakości.
Blokada musi objąć całą partię naraz. Zatrzymanie jednej palety, gdy reszta tej samej partii stoi w innym regale, nie zatrzyma wydania.
Drugie działanie to wycofanie z rynku (recall). Magazyn musi wiedzieć, którym odbiorcom i w jakich ilościach wydano towar z wadliwej partii. Odpowiedź daje zestawienie dokumentów wydań, a kluczem do niego jest numer partii. Przebieg wygląda następująco:
- Zablokuj partię - zmień status wszystkich palet z danym numerem, także tych przy kompletacji.
- Policz stan - ustal, ile sztuk leży jeszcze w magazynie, a ile już wyszło.
- Wskaż odbiorców - zestaw dokumenty wydań z kontrahentami i datami.
- Rozstrzygnij - zapisz decyzję o zwrocie do dostawcy albo utylizacji, a po kontroli także o zwolnieniu partii.
Blokada nie dotyczy wyłącznie wad. Partia, która przekroczyła termin ważności, też powinna zmienić status, zanim ktoś ją skompletuje, a zbliżające się terminy podpowiadają, kiedy to nastąpi. Podobnie traktuje się zwroty od klientów: towar wraca do magazynu z numerem partii z dokumentu WZ, a gdy nie da się go potwierdzić, paleta trafia na kontrolę jakości zamiast na regał. Termin z opakowania i okres po otwarciu kosmetyków omawia strona o WMS dla branży kosmetycznej.
Zapis decyzji też należy do łańcucha. Dokumentacja, którą system przygotowuje na audyt i kontrolę, pokazuje wtedy cały przebieg, od wykrycia wady do ostatniej sztuki.
Odwrotne śledzenie od klienta do dostawcy
Śledzenie w przód odpowiada na pytanie, dokąd trafiła partia. Odwrotne zaczyna od reklamacji. Numer partii z opakowania prowadzi do dokumentu przyjęcia, a ten do dostawcy i jego dokumentów jakościowych.
W branży spożywczej to wymóg prawny. Zasada jednego kroku wstecz i jednego kroku w przód oznacza, że firma musi wiedzieć, od kogo kupiła towar i komu go sprzedała (art. 18 rozporządzenia (WE) nr 178/2002). WMS spełnia ją wtedy, gdy dane partii są zapisane przy każdym przyjęciu i wydaniu, a nie uzupełniane po fakcie.
Szybkość odwrotnego śledzenia zależy od spójnej numeracji. Jeśli ta sama partia występuje pod dwoma zapisami, numerem dostawcy i własnym, łańcuch się rwie. Numer nadany przez producenta przenosi się więc bez zmian, a własny numer magazyn nadaje tylko wtedy, gdy etykieta dostawcy go nie ma.
Raz na jakiś czas warto przeprowadzić próbne wycofanie. Wybierz partię sprzed miesiąca, ustal jej odbiorców i dostawcę, a potem porównaj ilość z dokumentów wydań z liczbą sztuk z przyjęcia. Zgodność oznacza, że łańcuch jest szczelny, a rozjazd wskazuje ogniwo, w którym dane nie zostały zapisane.
Numer seryjny schodzi poziom niżej niż partia. Wskazuje pojedynczą sztukę, a nie cały cykl produkcyjny, dlatego przy towarach drogich lub objętych gwarancją prowadzi się go obok numeru partii. Mechanizm opisuje strona o ewidencji według numerów seryjnych.
Partia przy przesunięciu i inwentaryzacji
Każde przesunięcie wewnątrz magazynu jest osobnym dokumentem z lokalizacją źródłową i docelową oraz ilością przenoszonego towaru. Operator i data realizacji też trafiają do zapisu. System aktualizuje stany lokalizacyjne na bieżąco, więc partia przenosi się razem z towarem, a jej numer i termin ważności nie ulegają zmianie.
Spis z natury sprawdza stan także w przekroju partii. Arkusz inwentaryzacyjny może obejmować lokalizację, asortyment albo cały magazyn, a program porównuje stany systemowe z fizycznymi i przygotowuje raport rozbieżności do zatwierdzenia. Wyrywkowy spis partii z krótkim terminem szybko pokazuje, czy towar leży tam, gdzie wskazuje system.
Cross-docking nie przerywa łańcucha, choć towar nie trafia na regał. Dokument przeładunkowy zachowuje kontrahenta oraz daty realizacji, więc partia przechodzi z rampy przyjęcia na rampę wydania z pełnym śladem.
Terminal i ERP przy obsłudze partii
Programy WMS pozwalają kontrolować przepływ towaru i partii oraz automatycznie pilnować dat ważności. Dzięki temu firma spełnia wymagania prawne i ogranicza ryzyko przeterminowania. W branżach wymagających precyzji, takich jak farmacja czy żywność, ta kontrola jest podstawą pracy.
Praca przy regale odbywa się na terminalach. Studio WMS.net działa na urządzeniach z systemem Android, czyli na tabletach i terminalach Zebra, i prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową także w strefach wysokiego składowania. Integracja z systemem ERP ogranicza ponowne wpisywanie danych o dostawach. Opis aplikacji znajdziesz na stronie Android WMS.
Program działa też w przeglądarce, więc wersja w chmurze nie wymaga instalacji na stanowisku. Poniższe strony omawiają osobno każdy z tematów:
- Numer partii - program rejestruje partie przy przyjęciu i pilnuje ich terminów, co ogranicza błędy i skraca operacje.
- Mobilna obsługa magazynu - partie i daty ważności obsługuje się skanerem lub terminalem bezpośrednio w magazynie.
- Ewidencja według numerów seryjnych - numer seryjny wskazuje pojedynczą sztukę w obrębie partii.
- System WMS i korzyści z wdrożenia - dane o partiach w czasie rzeczywistym ułatwiają lokalizację towaru i szybkie wydania, a wdrożenie poprawia dokładność stanów.