Proces przyjęć zewnętrznych w systemie WMS jest nieodzownym elementem efektywnego zarządzania magazynem, zwłaszcza w kontekście rosnącej popularności outsourcingu logistycznego. Jego optymalizacja może znacząco przyczynić się do poprawy dokładności zapasów, szybkości obsługi dostaw i ogólnej efektywności operacyjnej magazynu. W dobie dynamicznie zmieniającego się rynku, zdolność do efektywnego zarządzania przyjęciami zewnętrznymi staje się kluczowym atutem konkurencyjnym dla każdej firmy logistycznej.
Przyjęcia zewnętrzne w systemie Studio WMS.net
Moduł przyjęć zewnętrznych w programie Studio WMS.net umożliwia kompleksową obsługę dostaw towarów od dostawców i kontrahentów zewnętrznych. To funkcja, która zapewnia pełną kontrolę nad ewidencjonowaniem towarów wchodzących do magazynu.
Użytkownik rozpoczyna proces przyjęcia z poziomu menu PRZYJĘCIA ZEWNĘTRZNE, wybierając odpowiednią transakcję, np. PZ – Przyjęcie zewnętrzne. Po uruchomieniu dokumentu, operator wprowadza dane takie jak numer zamówienia, dostawca, data dostawy oraz lokalizacja, do której towar ma trafić. System automatycznie generuje numer dokumentu PZ i umożliwia dodawanie pozycji asortymentowych za pomocą kodów kreskowych lub ręcznego wyboru z kartoteki.
Każda pozycja może zawierać informacje o liczbie sztuk, numerze partii, dacie ważności czy rodzaju opakowania. Program umożliwia również przypisanie towaru do konkretnych palet i lokalizacji magazynowych. Wbudowana walidacja danych eliminuje ryzyko błędów, a funkcje dopisywania załączników i notatek pozwalają na pełną dokumentację przyjęcia.
Po zakończeniu wprowadzania danych operator zatwierdza dokument, co skutkuje aktualizacją stanów magazynowych i przekazaniem informacji do kolejnych działów. Studio WMS.net integruje się z systemami ERP. Co oznacza, że dane z przyjęcia mogą być automatycznie przesyłane do systemu księgowego lub planowania produkcji. To sprawia, że cały proces jest nie tylko szybki, ale i zgodny z polityką jakości oraz normami ISO.
Struktura menu „Przyjęcia zewnętrzne”
W Studio WMS.net zarządzanie przyjęciami zewnętrznymi odbywa się w module „Magazyn”, w sekcji „Przyjęcia”, gdzie znajdziesz specjalne submenu. To menu dzieli się na dwie główne części: „Przyjęcia zewnętrzne na podstawie zlecenia” oraz „Przyjęcia zewnętrzne bezpośrednie”. Pierwsza opcja służy do tworzenia dokumentów przyjęcia zewnętrznego (PZ) w oparciu o wcześniej wprowadzone zlecenia przyjęcia (ZPZ). Druga opcja umożliwia rejestrowanie przyjęć bezpośrednich (PZB), które nie są powiązane ze zleceniem, co jest przydatne w przypadku niespodziewanych dostaw. W każdej z tych opcji znajdziesz rejestry dokumentów w buforze oraz zatwierdzonych, co ułatwia śledzenie całego procesu.
Proces tworzenia przyjęcia zewnętrznego na podstawie zlecenia
Aby utworzyć dokument przyjęcia zewnętrznego (PZ), użytkownik wybiera opcję „Nowe przyjęcie PZ” w submenu „Przyjęcia zewnętrzne na podstawie zlecenia”. System otwiera formularz, w którym należy podać numer zlecenia ZPZ, dane kontrahenta, ilość pozycji asortymentowych (nieprzekraczającą stanu na zleceniu) oraz miejsce składowania. Dokument PZ jest ściśle powiązany ze zleceniem ZPZ, co zapewnia kontrolę nad procesem przyjęć. Po wypełnieniu danych użytkownik zapisuje dokument, a system automatycznie aktualizuje stany magazynowe i rejestruje operację. Rejestr dokumentów PZ domyślnie wyświetla dane z ostatnich 30 dni, ale można zmienić przedział czasowy, definiując daty początkową i końcową w pasku funkcji, a następnie potwierdzając poleceniem „Ustaw”.
Przyjęcia zewnętrzne bezpośrednie
Dla dostaw bez wcześniejszego zlecenia Studio WMS.net oferuje opcję „Przyjęcia zewnętrzne bezpośrednie” (PZB). Użytkownik wybiera odpowiednią pozycję w menu, a następnie rejestruje przyjęcie, podając podstawowe dane o dostawie, takie jak kontrahent, towar i ilość. Dokumenty PZB są również dzielone na te w buforze i zatwierdzone, co pozwala na bieżące śledzenie procesu. Ta funkcjonalność zapewnia elastyczność w zarządzaniu niespodziewanymi dostawami, co jest kluczowe w dynamicznym środowisku magazynowym.
Znaczenie Przyjęć Zewnętrznych w WMS
Przyjęcia zewnętrzne to proces, w którym towary dostarczane przez zewnętrznych dostawców są przyjmowane do magazynu. W systemie WMS, ten proces obejmuje szereg kroków – od weryfikacji dokumentacji, przez kontrolę jakości, aż po właściwe składowanie produktów. Efektywne zarządzanie przyjęciami zewnętrznymi jest kluczowe dla utrzymania dokładności zapasów, minimalizacji czasu przestoju oraz optymalizacji przepływu towarów.
Kroki w procesie przyjęć zewnętrznych w WMS
Proces przyjęć zewnętrznych w systemie WMS można podzielić na następujące etapy:
- Weryfikacja dokumentacji
Pierwszym krokiem w procesie przyjęć zewnętrznych jest weryfikacja dokumentacji dostawy. Dotyczy to sprawdzenia poprawności danych dotyczących dostawy, takich jak numer zamówienia, numer śledzenia dostawy oraz lista produktów.
- Kontrola jakości
Po weryfikacji dokumentacji, należy przeprowadzić kontrolę jakości produktów. Kontrola jakości obejmuje sprawdzenie zgodności produktów z zamówieniem, a także ich stanu fizycznego.
- Rozładunek i składowanie
Po dokonaniu kontroli jakości, produkty są rozładowywane z pojazdu dostawczego i składowane w magazynie. Składowanie produktów powinno być zgodne z ustalonymi procedurami, w celu zapewnienia ich bezpieczeństwa i łatwego dostępu.
Przyjęcia zewnętrzne rejestrowane są przez dokument PZ.
Dokumenty PZ tworzą się na podstawie zleceń przyjęcia. Przyjmowany towar trafia najpierw do strefy przyjęcia, a następnie jest przesuwany do strefy składowania.
Przyjęcia do realizacji
Dokumenty PZ - strefa przyjęcia
Dokumenty składowania
Dokumenty różnic
Usprawnij Swój Magazyn dzięki Systemowi Obsługi Magazynu
Firmy coraz częściej inwestują w nowoczesne rozwiązania informatyczne, aby zoptymalizować swoje operacje. System do obsługi magazynu staje się niezastąpionym narzędziem, które pomaga kontrolować każdy aspekt przepływu towarów. Co więcej, wprowadzenie takiego systemu pozwala na automatyzację wielu zadań, co znacząco podnosi efektywność pracy całego zespołu. W rezultacie, przedsiębiorstwo zyskuje lepszą organizację i kontrolę nad swoimi zasobami.
Podstawową funkcją takiego systemu jest precyzyjne zarządzanie zapasami oraz wszystkimi procesami magazynowymi. Umożliwia on śledzenie lokalizacji każdego produktu w czasie rzeczywistym, od momentu przyjęcia aż do wysyłki do klienta. Ponadto, dobry system obsługi magazynu wspiera optymalizację procesów kompletacji zamówień, sugerując najefektywniejsze ścieżki zbiórki towarów. Dzięki temu pracownicy mogą szybciej realizować zlecenia, a ryzyko popełnienia błędu jest minimalne. Integracja z innymi systemami, na przykład ERP, zapewnia dodatkowo spójność danych w całej firmie.
Wdrożenie systemu do obsługi magazynu przynosi firmie wiele korzyści, zarówno operacyjnych, jak i finansowych. Przede wszystkim, automatyzacja zadań i lepsze wykorzystanie przestrzeni magazynowej prowadzą do obniżenia kosztów działalności. Oprócz tego, znacząco poprawia się dokładność stanów magazynowych, co eliminuje problemy związane z brakami towaru lub nadmiernymi zapasami. Co istotne, szybsza i bardziej precyzyjna realizacja zamówień przekłada się na większe zadowolenie klientów. Ostatecznie, inwestycja w nowoczesny system magazynowy jest fundamentalnym krokiem w stronę zwiększenia konkurencyjności firmy na rynku.
Zarządzanie Zleceniami Przyjęcia w Studio WMS.net
Zarządzanie przyjęciami towarów do magazynu wymaga precyzji i dobrej organizacji, co jest fundamentalne dla efektywności logistycznej. Dlatego system Studio WMS.net oferuje dedykowane funkcje do obsługi zleceń przyjęć. Program umożliwia dodawanie tych zleceń na dwa główne sposoby, aby zapewnić elastyczność w codziennej pracy. Pierwsza metoda to ręczne tworzenie awiza dostawy bezpośrednio w systemie, co pozwala na natychmiastowe wprowadzenie niezbędnych danych o dostawie. Drugą, równie użyteczną opcją, jest import danych z pliku XLS, co jest szczególnie wygodne przy większej liczbie informacji lub przy integracji z systemami dostawców. Początkowo, każde nowo utworzone zlecenie trafia do systemu ze statusem „bufor”, oczekując na dalsze zatwierdzenie i przetworzenie.
System Studio WMS.net wykorzystuje różne statusy, aby dokładnie śledzić postęp realizacji każdego zlecenia przyjęcia.
Po zatwierdzeniu przez uprawnionego użytkownika, zlecenie otrzymuje status „oczekujące” i jest gotowe do dalszego przetwarzania, na przykład przypisania do konkretnej strefy przyjęć w magazynie. Następnie, jego status może zmienić się na „oczekujące na przyjęcie towaru”, co jasno informuje zespół, że magazyn jest przygotowany na fizyczny odbiór dostawy. Kiedy towar faktycznie trafia do wyznaczonej strefy przyjęcia i rozpoczyna się proces jego składowania, odpowiednie zlecenia przyjęcia zmieniają swój status na „otwarte”. Finalnie, po pomyślnym zakończeniu wszystkich powiązanych operacji magazynowych i pełnym rozliczeniu, zlecenie uzyskuje status „zamknięte”, kończąc swój cykl życia w systemie.
Korzystanie z programu Studio WMS.net do zarządzania zleceniami przyjęć przynosi wiele istotnych korzyści dla funkcjonowania magazynu. Przede wszystkim, system zapewnia pełną kontrolę nad całym procesem, od momentu awizacji dostawy aż po finalne umieszczenie towaru na półce magazynowej. Oprócz tego, dokładne śledzenie statusów poszczególnych zleceń pozwala na bieżąco monitorować postęp prac i szybko reagować na ewentualne opóźnienia czy problemy. Co równie ważne, system gromadzi szczegółowe dane historyczne, które można później analizować, wspierając tym samym podejmowanie lepszych decyzji dotyczących organizacji przyszłych przyjęć. W rezultacie, firma może znacznie poprawić efektywność swoich operacji magazynowych i zoptymalizować przepływ przyjmowanych towarów.
