Importuj sprawnie kartoteki z Excela do systemu magazynowego. Podstawową zaletą importowania pozycji magazynowych z plików Excel jest to, że umożliwia to firmom szybkie i łatwe organizowanie zapasów. Importując dane z pliku Excel, firmy mogą szybko i łatwo sortować pozycje magazynowe według dowolnych kryteriów, takich jak nazwa pozycji, dostawca, koszt i ilość. Ułatwia to szybkie rozpoznanie, które pozycje znajdują się w magazynie, a które należy uzupełnić.
Importowanie pozycji magazynowych z plików Excel ma wiele zalet.
Najważniejsza z nich to szybkość i łatwość w organizowaniu zapasów. Umożliwia to firmom wprowadzenie danych w prosty sposób. Poza tym, Excel pozwala na sortowanie według różnych kryteriów. Można więc łatwo porządkować pozycje według nazwy, dostawcy, kosztu czy ilości.
Dzięki temu, zarządzanie magazynem staje się znacznie prostsze. Zespoły magazynowe mogą szybko zidentyfikować, co jest na stanie i co potrzebuje uzupełnienia. To jest bardzo ważne w dynamicznych środowiskach magazynowych. Tam, gdzie każda minuta ma znaczenie, szybki dostęp do informacji to klucz do efektywności.
Z kolei, łatwość sortowania i filtrowania danych w Excelu przyspiesza codzienną pracę. To również ułatwia komunikację między różnymi działami firmy. Na przykład, dział zakupów może szybko zobaczyć, jakie pozycje trzeba zamówić.
W skrócie, używanie plików Excel do zarządzania magazynem to praktyczne rozwiązanie. Oszczędza czas, ułatwia organizację i pozwala na lepszą komunikację w całej firmie.
Importuj sprawnie kartoteki z Excela do systemu magazynowego
Importowanie danych dotyczących kartoteki
Importowanie danych z Excela to kluczowa funkcja w programie magazynowym. To narzędzie jest bardzo użyteczne, zwłaszcza gdy chodzi o kartoteki towarowe. Pozwala na szybkie wprowadzenie lub aktualizację danych. Co więcej, jest to metoda nie tylko szybka, ale i dokładna. Zmniejsza to ryzyko błędów, które często występują przy ręcznym wprowadzaniu danych.
Przykładowo, jeśli masz dużą listę dostawców, import danych ułatwi zarządzanie. Za jednym razem możesz wprowadzić wszelkie niezbędne informacje. Takie jak nazwa firmy, adres czy numer kontaktowy. Dzięki temu, zarządzanie relacjami z dostawcami staje się znacznie łatwiejsze.
To samo dotyczy odbiorców i lokalizacji magazynowych. Importowanie danych dotyczących miejsc składowania pozwala na lepszą organizację przestrzeni. W rezultacie, procesy magazynowe są bardziej efektywne.
W skrócie, importowanie danych z Excela to wygodne i efektywne rozwiązanie. Oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów. Dlatego warto zintegrować tę funkcję z systemem magazynowym. To znacząco ułatwi zarządzanie i pozwoli skoncentrować się na innych, równie ważnych zadaniach.
Rozpoczynanie pracy z programem lub okresowa wymiana danych z systemem ERP w celu ujednolicenia danych kartotekowych wykonywana może być za pomocą funkcji importu kartotek z pliku XLS – wgrywanie z excela.
Wgrywanie kartotek z plików Excela do bazy MS SQL Server
Wgrywaj kartoteki z Excela
do programu magazynowego
Programy z firmy SoftwareStudio Sp. z o.o. wykorzystają standardowo jako bazę danych Microsoft SQL server. Ponieważ w trakcie wdrożeń oraz zwykłej eksploatacji systemu pojawiają się potrzeby szybkiej aktualizacji lub uzupełniania danych dostępny może być moduł za pomocą którego można w łatwy sposób wgrywać nowe kartoteki do bazy lub aktualizować istniejące zapisy bezpośrednio z plików w formacie MS Excel – pliki z rozszerzeniem XLS.
Zasady tworzenia plików XLS
W celu prawidłowego wgrywania danych do bazy SQL programów SoftwareStudio należy przygotować pliki w formacie XLS wg następujących zasad:
- Nazwa pliku zawierająca dane do wgrania kartotek może być dowolna, ale format pliku musi być XLS
- Plik Excela musi zawierać zakładkę z której będą pobierane dane o nazwie Arkusz1
- W pierwszym wierszu tabeli należy podać nazwy kolumn zgodne z aktualną strukturą tabel SQL (w tym celu należy sprawdzić aktualną konfigurację i dokumentację danej wersji używanego programu)
- Kolejne wiersze tabeli muszą zawierać dane jakie mają być przegrane do bazy programu ;
- Wiersze muszą zwierać dane zgodne z formatami przyjętymi przez bazę SQL. W szczególności należy prawidłowo podawać dane dla kolumn
- logicznych typu TAK lub NIE,
- data
- kolumny numeryczne np. ceny. ;
- Kolumny logiczne 0 oznacza NIE, 1 oznacza TAK o Data w formacie YYYY-MM-DD o Wartości podawać w formacie tylko cyfry, miejsca dziesiętne oddzielone przecinkiem
- Można w dowolny sposób formatować graficznie kolumny, kolorować oraz wprowadzać komentarze ;
- Nie wolno podawać nazw kolumn w tabeli, których nie ma w bazie SQL – dane się nie przegrają
- Strona kodowa polskich znaków diakrytycznych Windows 1250 ;
- Standardowo można wgrywać dane dotyczące kartotek asortymentowych (tabela knaso) oraz kontrahentów (tabela knkon)
Ważne kolumny
W trakcie wgrywania danych, a w szczególności wykonywania aktualizacji zapisów w bazie SQL (metoda UPDATE) niektóre kolumny są obowiązkowe, aby cały proces został prawidłowo wykonany
Tabela KNASO
- PRX – 3 znakowy identyfikator do wydzielenia rodzaju wgrywanej kartoteki, np. TH towary handlowe, CZE części, USL usługi
- MAGAZYN – 5 znakowy identyfikator symbolu magazynu, jeżeli nie jest wykorzystywany to należy podać MG ;
- INDEKS – identyfikator danego artykułu, razem z kodem PRX i symbolem magazynu wymuszają unikalność zapisu w bazie tzn. nie można dopisać 2 kartotek o tym samym indeksie w ramach grupy PRX i tego samego magazynu
Tabela KNKON
- ACH – 1 znakowy identyfikator rozróżniający kontrahentów np. K – klient, P – pracownik, S – spedytor, R – partner
Import kartotek z pliku Excela XLS W celu wgrania nowych kartotek towarowych z pliku Excela należy podać (wskazać) plik do wgrania oraz wybrać typ danych do wgrania:
- Asortyment – wgrywanie danych do tabeli KNASO – dotyczy asortymentu, części zamiennych, usług itp.
- Kontrahenci – wgrywanie danych do tabeli KNKON – dotyczy klientów, pracowników, partnerów, spedytorów itp.
Importowanie danych do bazy to często pierwszy krok w procesie wdrożenia nowego systemu. Na przykład, można przegrywać dane ze starego systemu. Równie ważne jest jednak regularne aktualizowanie informacji. Tutaj też przydaje się opcja importu z arkuszy Excela. Co więcej, system oferuje narzędzia do diagnozy problemów. Jeżeli jakaś pozycja nie może być zaimportowana, system generuje polecenie SQL. To polecenie pomaga zrozumieć, co poszło nie tak.
Warto też dodać, że system automatycznie odrzuca niewłaściwe rekordy. Na przykład, jeżeli w arkuszu Excela (kartoteki z Excela) cena jest mniejsza od zera, taki rekord nie trafi do bazy. To zabezpieczenie przed wprowadzeniem błędnych danych.
Jednak nie tylko import danych jest ważny. Można także korzystać z formularzy dostępnych w systemie do edycji kartotek. To przydatne, gdy mamy do zrobienia tylko kilka zmian. W przypadku większej ilości zmian, szybszym rozwiązaniem może być aktualizacja za pomocą arkusza Excela. System umożliwia identyfikację rekordów przez unikalne identyfikatory. Dzięki temu, mamy pewność, że aktualizujemy właściwe dane.
Zarówno import, jak i aktualizacja danych są zatem kluczowymi elementami zarządzania bazą. Odpowiednie narzędzia w tym zakresie sprawiają, że praca staje się efektywniejsza i mniej podatna na błędy.
