Jak ustawić w kartotece poziomy zapasu i pilnować stanów w Studio WMS.net, żeby uniknąć braków towaru oraz nadmiaru, który zamraża gotówkę w magazynie.
Stan zapasu w systemie ma wartość tylko wtedy, gdy zgadza się z tym, co leży na regale. Studio WMS.net zapisuje każdy ruch towaru jako dokument, więc rozbieżność widać od razu, a nie dopiero przy spisie z natury. Ta strona pokazuje, jak ustawić poziomy zapasu w kartotece i dlaczego koszt magazynowania ciągnie w inną stronę niż ciągłość dostaw.
Dlaczego stan zapasów trzeba znać na bieżąco
Brak towaru na regale kończy się utraconą sprzedażą albo przestojem produkcji. Nadmiar kosztuje inaczej: zamraża gotówkę, zajmuje miejsce i z czasem przestarza towar. Zarządzanie stanami zapasów polega na utrzymaniu poziomu, który mieści się między tymi dwoma błędami.
Firma, która zna stany co do sztuki, szybciej reaguje na zmianę popytu. Mniejszy nadmiar oznacza niższy koszt magazynowania i mniejsze ryzyko, że towar wyjdzie z obiegu.
W tym celu firmy sięgają po program magazynowy online dostępny przez Internet. Zamówienia i rozmieszczenie towaru trafiają do jednej bazy, widocznej z każdego stanowiska. Integracja z innymi modułami firmy pozwala prowadzić zaopatrzenie i sprzedaż na tych samych danych.
Politykę zapasów, czyli to, kiedy zamawiać i w jakiej ilości, opisuje strona o zarządzaniu stanami zapasów. Tutaj zostajemy przy tym, co o stanie wie sam system magazynowy.
Stan w systemie jest prawdziwy tylko wtedy, gdy każdy ruch towaru ma swój dokument. Towar zdjęty z regału bez dokumentu wydania zafałszuje każdy późniejszy raport.
Korzyści z optymalizacji zapasów
Dobrze ustawione stany odbijają się na wyniku firmy w czterech miejscach.
- Niższe koszty operacyjne - mniej nadmiaru oznacza mniejsze koszty magazynowania.
- Lepsza obsługa klienta - szybsza dostępność produktów i krótszy czas realizacji zamówień.
- Większa elastyczność - lepsza kontrola stanów pozwala szybciej reagować na zmiany rynku.
- Mniejsze ryzyko przestarzenia - towar nie leży na regale dłużej, niż wynika z jego rotacji.
Każda z tych korzyści zależy od jednego warunku: wiarygodnego stanu. Optymalizacja oparta na błędnych danych tylko przesuwa problem w inne miejsce.
Wyzwania i strategie optymalizacji
Same narzędzia nie wystarczą. Strategię trzeba dopasować do firmy: do wzorca popytu i do ryzyka, które firma jest gotowa ponieść. Wzorzec popytu wynika z historii sprzedaży, ryzyko z czasu, jaki mija między zamówieniem a dostawą.
Przedsiębiorstwo powinno też obserwować zmiany trendów rynkowych i korygować poziomy zapasu, gdy zmienia się rotacja towaru. Doskonalenie procesów logistycznych nie kończy się na jednym ustawieniu minimum.
Rentowny łańcuch dostaw zgodny z wymogami potrzebuje stałego wglądu w zasoby i procesy magazynu. W praktyce oznacza to ewidencję, która pokazuje, kto przyjął albo wydał towar i w którym miejscu go złożył.
Zapasem magazynowym jest dobro materialne przyjęte do magazynu fizycznie i dokumentem, objęte ewidencją i składowane do późniejszego wydania. Wydanie następuje wtedy, gdy towar jest potrzebny w produkcji albo w sprzedaży.
Dwa sprzeczne aspekty sterowania zapasami
Aspekt ekonomiczny wymusza minimalizację kosztów magazynowania, czyli utrzymywanie zapasów na najniższym poziomie. Niski zapas grozi jednak przerwaniem ciągłości produkcji i zbyt małą jej intensywnością. Sterowanie, które dopuszcza gromadzenie zapasów i nieciągłość produkcji, podnosi koszty magazynowania oraz koszty zamówień klientów straconych lub odłożonych w czasie.
Aspekt logistyczny ma więc zapewnić stały, odpowiedni poziom stanów magazynowych. Żaden z tych celów nie wygrywa na stałe. Poziom zapasu jest kompromisem, który trzeba co jakiś czas przeliczać.
| Kryterium | Aspekt ekonomiczny | Aspekt logistyczny |
|---|---|---|
| Cel | Najniższy koszt magazynowania | Ciągłość i odpowiednia intensywność produkcji |
| Preferowany poziom zapasu | Jak najniższy | Stały i odpowiedni do zapotrzebowania |
| Ryzyko przy przesadzie | Przerwana ciągłość produkcji | Wyższe koszty magazynowania i zamówienia klientów stracone lub odłożone w czasie |
Poziomy zapasu w kartotece magazynowej
Logistyk odpowiedzialny za gospodarkę magazynową powinien znać dla każdej składowanej jednostki logistycznej widełki stanu. Dolną i górną granicę wyznaczają zapas minimalny i maksymalny, a między nimi leży poziom optymalny.
Pola na te wartości ma każda kartoteka magazynowa w programie. Wpisuje się je raz, a potem porównuje z nimi bieżący stan. Dzięki temu logistyk reaguje, zanim pojawi się brak albo nadmiar.
| Poziom | Co oznacza | Sygnał dla logistyka |
|---|---|---|
| Zapas minimalny | Najniższy dopuszczalny stan pozycji | Spadek poniżej tej wartości wymaga zamówienia lub przesunięcia towaru |
| Zapas optymalny | Stan docelowy, do którego uzupełnia się pozycję | Odchylenie w dowolną stronę pokazuje, że rotacja się zmieniła |
| Zapas maksymalny | Najwyższy stan, jaki opłaca się utrzymywać | Przekroczenie oznacza nadmiar i zbędny koszt magazynowania |
Stany zapasów magazynowych w programie magazynowym WMS.net
Stany zapasów magazynowych w programie magazynowym WMS.net
Gdzie w Studio WMS.net widać stan zapasu
Stan zapasu nie siedzi w jednym oknie programu. Zależnie od pytania patrzy się na inny widok.
- Kartoteka - poziomy zapasu przypisane do pozycji asortymentu.
- Wizualizacja magazynu - rzut z góry na regały i lokalizacje, w którym kolor pokazuje zajętość miejsca. Kliknięcie lokalizacji otwiera panel z asortymentem i ilościami.
- Inwentaryzacja - arkusze spisu z natury, w których system zestawia stan systemowy z fizycznym i liczy różnice.
- Dashboard - wykresy statusów zleceń i typów dokumentów oraz ranking kontrahentów według liczby palet.
Przebieg spisu opisuje strona o inwentaryzacji zapasów, a adresację miejsc strona o lokalizacjach w magazynie.
Stany zapasów w sklepie internetowym
Przedsiębiorstwa e-commerce zarządzają zapasami w środowisku, w którym klient widzi dostępność od razu. Gdy stan w sklepie odbiega od stanu w magazynie, rośnie liczba zamówień, których nie da się zrealizować. Pomagają w tym programy magazynowe e-commerce, które łączą procesy logistyczne z platformami sprzedażowymi.
Śledzenie stanów w czasie rzeczywistym utrzymuje płynność dostaw. Automatyzacja procesów magazynowych ogranicza błędy ludzkie, a lepsze zarządzanie zapasami zmniejsza koszty nadmiernych stanów i braków towaru. Firma szybciej reaguje na zmiany popytu i trafniej planuje zakupy.
Monitorowanie stanów magazynowych w praktyce
Dokładne monitorowanie stanów utrzymuje równowagę między podażą a popytem. Narzędzia do śledzenia stanu magazynowego pokazują poziom zapasów na bieżąco, więc firma unika przestojów produkcyjnych spowodowanych brakiem materiałów. Bilans stanu, czyli przyjęcia i wydania, które się na niego składają, zostaje opisany na stronie o stanach magazynowych.
Systemy monitorowania stanów magazynowych potrafią generować automatyczne alerty o niskim stanie zapasów. Prognozują też zapotrzebowanie na podstawie historii sprzedaży. Rozmieszczenie towarów w magazynie da się optymalizować pod rotację.
Integracja z systemami ERP oraz platformami sprzedaży internetowej ujednolica dane w całej organizacji. Magazyn i księgowość widzą wtedy ten sam stan.
System magazynowy a stany zapasów
Wdrożenie systemu magazynowego obniża koszty i poprawia obsługę klienta, ale tylko przy wiarygodnych stanach. System śledzi przepływ towarów i porządkuje kompletację zamówień.
System robi więcej niż ewidencja. Łączy się z innymi systemami firmy, na przykład z ERP i platformami sprzedaży, więc obraz operacji logistycznych jest dostępny w czasie rzeczywistym. Algorytmy automatyzują część procesów i ograniczają błędy ręcznego wpisywania.
Czy program magazynowy SoftwareStudio spełni Twoje oczekiwania?
Magazyn wymaga wglądu w zasoby i procesy bez opóźnienia. Odpowiednie oprogramowanie dostarcza ten wgląd na bieżąco.
Program magazynowy od SoftwareStudio śledzi zapasy w czasie rzeczywistym. Współpracuje z kodami kreskowymi oraz RFID, co przyspiesza identyfikację produktów. Baza danych zapewnia szybki dostęp do informacji, a raporty można uruchomić w dowolnym momencie.
Typ magazynu, czy to produkcyjny, czy detaliczny, nie zmienia zasady: program magazynowy dopasowuje się do specyfiki działalności. Użytkownik kontroluje stany i procesy z jednego miejsca. Wdrożenie jest krótsze, bo interfejs jest czytelny, a dostęp do danych chroni system uprawnień.
Aby zobaczyć program w działaniu, sprawdź program magazynowy na demo.