Inwentaryzacja fizyczna jest zwykle przeprowadzana na koniec okresu, na przykład na koniec kwartału lub roku, lub gdy przybywa duża dostawa. W trakcie inwentaryzacji z natury zespół pracowników policzy wszystkie pozycje w danym magazynie, porówna ich ilości z ewidencją i udokumentuje wszelkie rozbieżności. Zespół sprawdzi również przeterminowane lub uszkodzone produkty, a także wszelkie rozbieżności między zapisami a faktycznym fizycznym produktem.
Czy inwentaryzacja w magazynie można używać na smartphonach? Na zakończenie artykułu na temat Inwentaryzacja w magazynie proszę skontaktuj się z nami.
Inwentaryzacja w magazynie
W każdym magazynie, niezależnie od jego wielkości czy rodzaju prowadzonej działalności, niezbędnym elementem jest inwentaryzacja. Jest to proces sprawdzania i zapisywania stanu posiadanych zapasów oraz środków trwałych. Inwentaryzacja pozwala na dokładne określenie, ile konkretnych produktów czy surowców znajduje się w magazynie w danym momencie. Ma to duże znaczenie zarówno dla zarządzania magazynem, jak i dla rachunkowości.
Jak skutecznie przeprowadzić inwentaryzację w magazynie?
Znaczenie inwentaryzacji w zarządzaniu magazynem
Inwentaryzacja to kluczowy proces w zarządzaniu magazynem, mający na celu dokładne ustalenie stanu zapasów oraz weryfikację zgodności zapisów w systemie z rzeczywistym stanem towarów. Regularne przeprowadzanie inwentaryzacji pozwala na identyfikację ewentualnych różnic, błędów w dokumentacji oraz problemów z utrzymaniem zapasów, co jest niezbędne do utrzymania efektywności operacyjnej i dokładności danych magazynowych.
Rodzaje inwentaryzacji i ich zastosowanie
Inwentaryzacja w magazynie może przyjmować różne formy, w tym inwentaryzację pełną, cykliczną i partiami. Inwentaryzacja pełna obejmuje spis wszystkich zapasów w magazynie, zazwyczaj wykonywana raz lub kilka razy w roku. Inwentaryzacja cykliczna polega na regularnym sprawdzaniu określonych grup towarów w określonym czasie, co pozwala na rozłożenie prac inwentaryzacyjnych w ciągu roku. Inwentaryzacja partiami polega na sprawdzaniu towarów w grupach, co jest stosowane w większych magazynach, aby zminimalizować zakłócenia w codziennej działalności.
Korzyści z zastosowania nowoczesnych technologii
Zastosowanie nowoczesnych technologii, takich jak skanery kodów kreskowych i systemy WMS (Warehouse Management System), znacząco usprawnia proces inwentaryzacji. Technologie te umożliwiają szybkie i dokładne skanowanie towarów, automatyczne przesyłanie danych do systemu oraz bieżące aktualizowanie stanu zapasów. Dzięki temu proces inwentaryzacji staje się bardziej efektywny, minimalizując błędy i przyspieszając czas potrzebny na zakończenie operacji.
Wyzwania i najlepsze praktyki w inwentaryzacji
Inwentaryzacja może wiązać się z różnymi wyzwaniami, takimi jak błędy ludzkie, problemy z dokładnością danych czy zakłócenia w operacjach magazynowych. Aby zminimalizować te problemy, warto wdrożyć najlepsze praktyki, takie jak regularne szkolenie pracowników, używanie standardowych procedur oraz przeprowadzanie inwentaryzacji w okresach niskiego ruchu. Dobrze zaplanowany i przeprowadzony proces inwentaryzacji przyczynia się do poprawy dokładności zapasów, lepszego zarządzania magazynem i zwiększenia efektywności operacyjnej.
Ważność inwentaryzacji
Przeprowadzanie regularnych inwentaryzacji ma kilka kluczowych zalet. Po pierwsze, pozwala na utrzymanie dokładnej i aktualnej wiedzy na temat stanu zapasów. Dzięki temu możliwe jest efektywne planowanie zamówień i uniknięcie sytuacji, w których brakuje określonych produktów. Po drugie, inwentaryzacja pomaga w monitorowaniu zużycia i odpadów. Dzięki temu można zidentyfikować źródła marnotrawstwa i podjąć działania mające na celu jego redukcję. Po trzecie, inwentaryzacja pozwala na wykrycie ewentualnych błędów w księgowości i szybkie ich naprawienie. Ponadto, jest niezbędna przy sporządzaniu sprawozdań finansowych.
DOBRY SYSTEM INTEGRUJĄCY WMS.NET Z SAP
Proces inwentaryzacji może być czasochłonny i wymagać wielu ludzkich zasobów. Dlatego warto zainwestować w odpowiednie narzędzia, które ułatwią i przyspieszą ten proces. Jednym z takich narzędzi jest system WMS.net firmy SoftwareStudio.
WMS.net to profesjonalne oprogramowanie do zarządzania magazynem, które umożliwia śledzenie i kontrolę wszystkich operacji związanych z zapasami. System ten oferuje wiele funkcjonalności, w tym także skuteczną obsługę inwentaryzacji. Dzięki WMS.net możliwe jest przeprowadzenie inwentaryzacji przy użyciu skanerów kodów kreskowych, co znacznie przyspiesza proces i minimalizuje ryzyko popełnienia błędu.
SAP jest jednym z najpopularniejszych systemów informatycznych do zarządzania przedsiębiorstwem. Integracja WMS.net z SAP pozwala na synchronizację danych pomiędzy tymi dwoma systemami. Dzięki temu, wyniki inwentaryzacji można automatycznie aktualizować w SAP i uzyskać bieżące informacje na temat stanu zapasów.
Z pomocą WMS można zautomatyzować inwentaryzację fizyczną.
Może to znacznie skrócić czas i wysiłek potrzebny do ukończenia procesu. Zautomatyzowany WMS może w każdej chwili generować raporty o stanie zapasów, co pozwala na dokładniejsze i wydajniejsze inwentaryzacje fizyczne. Dodatkowo WMS może pomóc w identyfikacji wolno poruszających się lub przestarzałych artykułów, pozwalając na bardziej efektywne wykorzystanie powierzchni magazynowej.
Podstawowym celem inwentaryzacji jest weryfikacja wykazanego w księgach rachunkowych stanów aktywów i pasywów danej jednostki, ale służy ona także do: Rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych, Przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gosp. majątkiem. Oceny przydatności określonych składników majątku.
Inwentaryzacja w magazynie wysokiego składowania
Inwentaryzacja składników majątku i źródeł ich pochodzenia sporządzona na określony dzień pozwala ustalić różnice wynikające z prowadzenia rzeczywistego stanu środków ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej i rozliczyć osoby materialnie odpowiedzialne za poszczególne składniki majątku.
Odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków wynikających ze stosunku pracy jest egzekwowane wówczas, gdy: Niewłaściwe działanie lub zaniechanie działania przez pracownika Wina pracownika Poniesienie szkody przez pracownika Wystąpienie związku przyczynowego między zawinionym zachowaniem pracownika a szkodą, która powstała. Jeżeli szkoda została wyrządzona przez kilku pracowników to każdy z nich ponosi odpowiedzialność za część szkody proporcjonalnie do przyczynienia się do jej powstania i stopnia winy. Przy winie nieumyślnej pracownik odpowiada tylko za szkodę w granicach rzeczywistej straty pracodawcy nie ponosi zaś odpowiedzialności za utracone przez pracodawcę korzyści.
Metody przeprowadzania inwentaryzacji:
- Spis z natury;
- Potwierdzenie stanów;
- Weryfikacja;
Spis z natury przeprowadzany jest przez specjalnie do tego celu powołaną komisję, która dokonuje inwentaryzacji wykorzystując arkusz spisu z natury. Arkusze te od momentu ich ponumerowania i opieczętowania są drukami ścisłego zarachowania. Zespoły spisowe ujmują poszczególne składniki objęte inwentaryzacją na arkuszach spisowych. Liczba poszczególnych składników rzeczowych ustalana jest przez przeliczenie, mierzenie, ważenie.
Stan produktów masowych ustala się szacunkowo. Po zakończeniu spisu z natury następuje dostarczenie przez zespoły spisowe arkuszy spisowych przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. A ten przekazuje je do działu księgowości. Następnie sprawdza się arkusze pod względem formalnym. Kolejny etap to rozliczenie inwentaryzacji, czyli porównanie danych wynikających z arkuszy spisowych z danymi ewidencji księgowej jest to porównanie jakościowe i ilościowe. Następnie przygotowywane są dokumenty księgowe w postaci zbiorczego zestawienia spisów z natury. Ostatni etap to porównanie sald kont służącego do ewidencji określanego składnika majątku ze stanem wynikającym z arkuszy spisowych i ewentualne ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. I wreszcie dokument inwentaryzacji zostaje zapisany ze statusem w trakcie realizacji, jeśli nie zostanie potwierdzone polecenie ZAMKNIJ.
INWENTARYZACJA
W systemie występuje rejestr dokumentów inwentaryzacji, w którym można śledzić status i modyfikować dokumenty w trakcie realizacji. Pierwsza kolumna rejestru, oznaczona symbolem „STAN”, informuje o statusie dokumentu. W przypadku dokumentu w trakcie realizacji, w polu STAN jest oznaczenie „1”.
Aby edytować dokument w trakcie realizacji, należy skorzystać z polecenia „EDYCJA”. Menu „INWENTARYZACJA” pozwala na wyświetlenie rejestrów dokumentów inwentaryzacji zapisanych w programie. W rejestrze dostępne są funkcje takie jak dodawanie nowego dokumentu, podgląd i edycja istniejących dokumentów, zamknięcie inwentaryzacji oraz wydruk.
W rejestrze istnieje również możliwość wyświetlenia innych dokumentów przyjęć i wydań. Uruchomienie poleceń „PRZYJĘCIA” lub „WYDANIA” w pasku zadań wyświetla skorowidz właściwych dokumentów. Po zaznaczeniu odpowiedniej pozycji w skorowidzu, zostaje wyświetlony wybrany rejestr dokumentów.
Polecenie „HOME” umożliwia powrót do planszy startowej programu, gdzie można znaleźć dostęp do różnych funkcji i modułów.
W dokumencie inwentaryzacji istotne jest także pole „DATA”, w którym należy zapisać datę. Domyślnie proponowana jest aktualna data, jednak istnieje możliwość wprowadzenia nowej daty bezpośrednio w polu lub wyboru z kalendarza za pomocą przycisku listy rozwijanej.
Podsumowując, w systemie występuje rejestr dokumentów inwentaryzacji, który umożliwia śledzenie statusu dokumentów, modyfikację dokumentów w trakcie realizacji, oraz zapisywanie daty inwentaryzacji. Menu „INWENTARYZACJA” oraz polecenia „PRZYJĘCIA” i „WYDANIA” ułatwiają nawigację i wyświetlanie odpowiednich rejestrów dokumentów.
Utwórz
Po wprowadzeniu ogólnych informacji dotyczących inwentaryzacji, można przejść do zapisywania poszczególnych pozycji za pomocą polecenia „UTWÓRZ”. Program automatycznie zapisuje pozycje zawierające kartoteki asortymentowe, których stan magazynowy jest większy od zera.
Aktualny stan magazynowy w momencie generowania inwentury jest wyświetlany w polu „ILOŚĆ WMS”. Jest to informacja o dostępnej ilości danego produktu w magazynie według danych systemu WMS.net firmy SoftwareStudio.
W polu „ILOŚĆ_MAGAZYNOWA” zapisywana jest ilość wynikająca ze spisu z natury. Jest to wartość, która została rzeczywiście zliczona podczas przeprowadzania inwentaryzacji.
Dodatkowo, w polu „NR_ARKUSZA” istnieje możliwość zapisania numeru arkusza spisowego. Jest to przydatne, szczególnie w przypadku większych inwentaryzacji, gdzie można przypisać unikalny numer do każdego arkusza w celu łatwiejszego śledzenia i identyfikacji.
Wprowadzenie tych informacji pozwala na dokładne zapisanie poszczególnych pozycji inwentaryzacyjnych w programie, uwzględniając zarówno stan magazynowy według systemu WMS.net, jak i rzeczywistą ilość zliczoną podczas spisu z natury.
Różnice inwentaryzacyjne
Jeśli brak jest zapisu w polu „ILOŚĆ_MAGAZYNOWA”, traktuje się to jako zapisanie ilości równiej 0. W momencie zapisywania ilości spisowych dla poszczególnych pozycji, program automatycznie oblicza i zapisuje różnicę inwentaryzacyjną w polu „RÓŻNICA”.
Różnice inwentaryzacyjne odzwierciedlają różnicę między stanem faktycznym składników majątku a ich ilością i wartością wynikającą z dokumentacji i ewidencji. Nadwyżka występuje, gdy stan faktyczny danego składnika majątku jest większy od ilości i wartości wynikających z dokumentacji. Natomiast niedobór występuje, gdy ilość i wartość danego składnika w magazynie są mniejsze od ilości i wartości wynikających z dokumentacji.
Ważne jest zauważenie, że modyfikacja dokumentu inwentaryzacyjnego, czyli jego edycja, jest możliwa tylko do momentu zamknięcia arkusza spisu z natury. Po zamknięciu arkusza, nie można już wprowadzać zmian w inwentaryzacji, aby zapewnić integralność danych i dokładność wyników.
Zamknięta inwentaryzacja nie jest modyfikowalna. Po zamknięciu inwentaryzacji automatycznie dopisane zostają dokumenty niedobór i nadwyżek, dla tych pozycji, które wykazywały różnice inwentaryzacyjne. Dokumenty wyświetlane są odpowiednio w rejestrach: NIEDOBORY Z INWENTURY i NADWYŻKI Z INWENTURY. Nadwyżki z inwentury Zatwierdzenie arkusza inwentaryzacyjnego powoduje utworzenie dokumentów nadwyżek i niedoborów w magazynie. Pozycja menu wyświetla dokumenty nadwyżki zapisane automatycznie przy zamknięciu inwentury. Dokumenty nie są modyfikowane. W rejestrze aktywne są funkcje podglądu, wydruku oraz uruchomienia pozostałych rejestrów dokumentów magazynowych.
Zamknięty arkusz inwentaryzacyjny
Po zamknięciu inwentaryzacji, nie jest już możliwa modyfikacja jej dokumentów. W tym momencie program automatycznie dopisuje dokumenty niedoborów i nadwyżek dla pozycji, które wykazały różnice inwentaryzacyjne. Te dokumenty są odpowiednio wyświetlane w rejestrach: „NIEDOBORY Z INWENTURY” oraz „NADWYŻKI Z INWENTURY”.
Po zatwierdzeniu arkusza inwentaryzacyjnego generowane są dokumenty niedoborów i nadwyżek w magazynie. Funkcja „Nadwyżki z inwentury” w menu wyświetla automatycznie zapisane dokumenty nadwyżek przy zamknięciu inwentaryzacji. Te dokumenty nie podlegają modyfikacji. W rejestrze dostępne są funkcje podglądu, wydruku oraz uruchomienia innych rejestrów dokumentów magazynowych.
Dzięki temu procesowi, system WMS.net firmy SoftwareStudio zapewnia automatyczne generowanie dokumentów niedoborów i nadwyżek na podstawie wyników inwentaryzacji, co pozwala na ścisłe monitorowanie różnic między stanem faktycznym a dokumentacyjnym w magazynie.
